Mi senti ora? Evita il passo falso delle teleconferenze più comuni

• Per evitare di esaurire il tempo per le teleconferenze, inizia prontamente e tieni un ordine del giorno.
• Durante una teleconferenza, scegli un luogo tranquillo e disattiva l’audio del telefono per ridurre il rumore di fondo durante la riunione.
• Nomina qualcuno che prenda i verbali e li invii al gruppo dopo la riunione per aiutare i partecipanti a ricordare ciò che è stato discusso.

I ritardatari, i rumori di sottofondo che distraggono e le persone che parlano l’una sull’altra sono solo alcuni dei fastidiosi problemi che si incontrano durante le teleconferenze. Evitare queste e altre interruzioni è fondamentale per avere riunioni telefoniche efficienti e produttive.

Ecco 12 consigli di etichetta che gli esperti suggeriscono di seguire per garantire che le tue teleconferenze siano il più vantaggiose possibile per tutti i soggetti coinvolti.

Quali sono i peggiori passi falsi per le teleconferenze?

Una ricerca della società di personale Robert Half OfficeTeam ha scoperto che parlare sopra gli altri, il rumore di fondo e non prestare attenzione sono tra le più grandi violazioni dell’etichetta della teleconferenza. Quasi il 40% degli intervistati ha affermato che più partecipanti parlano contemporaneamente è il comportamento più fonte di distrazione durante una teleconferenza, seguito da un eccessivo rumore di fondo (24%).

Come migliorare le tue teleconferenze

Le teleconferenze e le riunioni di persona hanno lo stesso scopo: aiutano te e il tuo team a pianificare e preparare progetti e responsabilità future. Tuttavia, poiché le chiamate in conferenza si basano solo sulla comunicazione vocale, è importante seguire alcune linee guida per garantire che la chiamata in conferenza si svolga senza intoppi. Joanne Blake, esperta di etichetta aziendale e CEO di Style for Success , ha affermato che la preparazione è la chiave per una teleconferenza produttiva.

“Molti passi falsi possono essere eliminati se le regole di base vengono stabilite in anticipo o riviste periodicamente”, ha affermato.

Ecco 12 linee guida per aiutarti a gestire le tue teleconferenze in modo efficace.

1. Inizia le tue riunioni in tempo . Se sei preoccupato che i ritardatari perdano informazioni, incarica uno dei membri del tuo team di inserirle in un secondo momento. La maggior parte del tuo gruppo sarà già presente alla chiamata, quindi è importante rispettare il loro orario e iniziare e terminare la riunione nei tempi previsti.
2. Avere un ordine del giorno. Preparare e diffondere una copia dell’ordine del giorno con largo anticipo rispetto alla riunione in modo che tutti siano d’accordo. Idealmente, i partecipanti dovrebbero dedicare del tempo a rivedere l’ordine del giorno prima dell’inizio della riunione.
3. Nomina un leader. Una teleconferenza non dovrebbe essere una situazione libera per tutti, ha affermato Barbara Mitchell, consulente per le risorse umane e la gestione e autrice di The Big Book of HR. Idealmente, ha detto Mitchell, chiunque avvii la chiamata dovrebbe guidare la chiamata.
4. Prenditi del tempo per le presentazioni. Quando le persone si uniscono alla chiamata, chiedi loro di annunciarsi. Una volta che tutti sono presenti, fai un appello giusto per assicurarti che non manchi nessuno. Durante l’incontro, prima di condividere i tuoi pensieri con il gruppo, presentati dicendo: “Questo è [il tuo nome]”, ha detto Jacqueline Whitmore, esperta di etichetta aziendale e fondatrice della The Protocol School di Palm Beach . “Se stai parlando con qualcuno che non conosce te o le persone della tua azienda, è utile sapere chi sta parlando.”
5. Gestisci il rumore di fondo. Blake ha affermato che gli host e i partecipanti alla teleconferenza dovrebbero scegliere attentamente il luogo da cui chiamano. “Scegli un luogo tranquillo, che tu sia un partecipante o la persona che presiede la chiamata”, ha detto. “Se [stai] chiamando da un ufficio a casa, si possono sentire cani che abbaiano e bambini che corrono in giro.” Whitmore ha detto che i partecipanti dovrebbero sapere come silenziare i loro telefoni per evitare rumori fastidiosi durante la riunione. Esercitati a disattivare l’audio, anche se non stai parlando o in un ambiente rumoroso. Mettere a tacere te stesso ti consente di starnutire, spostarti ed emettere suoni senza disturbare gli altri durante la chiamata. “Vuoi bloccare qualsiasi rumore ambientale”, ha detto Blake. “Assicurati che tutti sappiano come utilizzare il pulsante di disattivazione dell’audio.”
6. Incoraggiare la partecipazione di tutti i partecipanti. È importante far sentire tutti inclusi durante una chiamata. È molto facile per i partecipanti disimpegnarsi, perché molti credono che dal momento che non possono essere visti, come in una riunione faccia a faccia o video, possano occuparsi di altre attività, come lavorare su altri compiti, mangiare, digitare o rovistando nei cassetti, disse Blake. “Quando sei distratto, potresti inciampare quando ti viene chiesto di parlare”, ha detto. Incoraggia i partecipanti a porre domande e condividere le loro opinioni. Evita i monologhi e, se sei il facilitatore dell’incontro, vieni preparato con la tua serie di domande per il team. Questo incoraggia i partecipanti a concentrarsi e contribuire alla chiamata.
7. Nominare un annotatore. Durante la riunione, nomina qualcuno che prenda appunti o verbali. Quando ci sono così tante persone in una chiamata, vengono condivise molte idee e può essere difficile ricordare tutto. Chiedi a qualcuno di tenere traccia delle decisioni chiave e dei risultati della discussione. “Invia un’e-mail di follow-up con ciò che è stato concordato, proprio come faresti se ti incontrassi faccia a faccia”, ha detto Mitchell.
8. Fai sapere agli altri se devi partire prima. Fai sapere a tutti all’inizio della riunione (o prima, se possibile) se non puoi rimanere per tutta la durata della chiamata. È meno fonte di distrazione se i partecipanti alla chiamata sanno che te ne andrai, quindi nessuno è confuso quando riattacchi. “Se devi interrompere la chiamata per qualsiasi motivo, fai sapere al facilitatore che te ne vai in modo che non ti chiamiamo e non perdiamo tempo”, ha detto Mitchell.
9. Termina la riunione in tempo. È importante rispettare il tempo di tutti. Riduci al minimo le tue osservazioni in modo da poter completare l’ordine del giorno ed evitare di superare il tempo assegnato. Non terminare le teleconferenze in tempo è considerato irrispettoso, ha osservato Blake. “Influisce sulla produttività e può farti sembrare un cattivo gestore del tempo”, ha detto.
10. Riassumi gli elementi di azione. Verso la fine della chiamata, l’host dovrebbe riassumere gli incarichi, le attività o altri elementi di azione che i membri del team hanno accettato durante la chiamata. Questo aiuta i partecipanti a capire cosa devono fare al termine della chiamata.
11. Follow-up con i contatti chiave. Se devi connetterti con determinati membri del team dopo aver riagganciato, invia loro un’e-mail o collegati con loro prima che la giornata lavorativa sia finita. Questa mini-riunione può aiutare tutti a confermare rapidamente che siete tutti d’accordo su ciò che è stato discusso al telefono.
12. Annota i tuoi appunti dopo la riunione. Anche se qualcuno ha preso appunti per il gruppo, scrivi i tuoi appunti dopo la riunione. In questo modo ti aiuta a ricordare gli elementi di azione che ti sono stati assegnati e rafforza le parti chiave della chiamata che ti riguardano che potrebbero non essere incluse nei verbali.

Perché il galateo della teleconferenza è importante?

È importante rispolverare l’etichetta delle teleconferenze perché è facile scivolare in cattive abitudini che rendono le teleconferenze fastidiose o inefficienti.

“Anche se potrebbe sembrare che una teleconferenza sia solo un’altra telefonata, non lo è”, ha detto Mitchell. “Le chiamate in conferenza hanno bisogno di alcune linee guida per avere successo.”

Se stai ancora riscontrando comportamenti scortesi e teleconferenze improduttive, Mitchell ha consigliato di mettere insieme una task force per affrontare quali nuove pratiche e processi la tua azienda può implementare in futuro.

“Questo dovrebbe aiutare tutti a essere sulla stessa pagina e rendere le tue chiamate più produttive”, ha detto.

Nonostante l’aumento della popolarità di Zoom e di altri servizi di videoconferenza, ciò non significa che le chiamate in conferenza siano obsolete. Whitmore non lo vede andare via presto.

“È uno strumento molto utile”, ha detto Whitmore. Non tutti si sentono a proprio agio con la tecnologia video e le chiamate in conferenza richiedono solo di sollevare un telefono e comporre alcuni numeri.

“A seconda del livello di tecnologia dei partecipanti, potrebbero non sapere come utilizzare i servizi di videoconferenza”, ha affermato Whitmore. “Quindi, le teleconferenze sono molto facili per coinvolgere tutti. È molto più facile per la maggior parte delle persone”.

Segnalazione aggiuntiva di Chad Brooks. Alcune interviste alla fonte sono state condotte per una versione precedente di questo articolo.