I migliori strumenti di lavoro da remoto per aiutare il tuo team a rimanere connesso

• Con la tecnologia giusta, la tua forza lavoro remota può tenere riunioni virtuali, comunicare utilizzando la messaggistica in tempo reale, collaborare a progetti e condividere documenti.
• Molti strumenti di lavoro da remoto hanno un livello gratuito, il che rende conveniente per i team di piccole imprese rimanere produttivi, responsabili e connessi mentre sono lontani dall’ufficio. Le versioni a pagamento possono adattarsi meglio alle tue esigenze e ai tuoi obiettivi.
• Oltre a consentire ai membri del team di lavorare da casa o ovunque dispongano di una connessione Internet, gli strumenti di lavoro a distanza possono migliorare la comunicazione, la gestione e la collaborazione.

Il coronavirus ha cambiato il modo di lavorare in tutto il mondo. Invece di lavorare ogni giorno in ufficio, molti dipendenti ora lavorano dal soggiorno, dalla cucina o dall’home office. Sebbene il lavoro a distanza sia cresciuto in popolarità negli ultimi anni, il clima attuale lo ha reso un must per gran parte della popolazione attiva. Per facilitare questo nuovo ambiente di lavoro, molte piccole imprese stanno diligentemente cercando strumenti di lavoro a distanza gratuiti. Se le opzioni gratuite non sono adatte alla tua attività, le versioni a pagamento potrebbero soddisfare meglio le tue esigenze e i tuoi obiettivi.

Quali sono i diversi tipi di strumenti di lavoro a distanza?

Esistono numerosi tipi di strumenti di lavoro a distanza che i tuoi dipendenti possono utilizzare per lavorare efficacemente da casa. I quattro tipi chiave di software per il lavoro a distanza da cercare – secondo Miranda Nicholson, vicepresidente delle risorse umane di Formstack – sono la comunicazione, la programmazione, la gestione dei progetti e la condivisione di file.

Quali sono i vantaggi dell’utilizzo di strumenti di lavoro a distanza?

L’obiettivo dell’utilizzo di strumenti di lavoro a distanza è dare ai dipendenti che non sono in ufficio (e che potrebbero anche vivere dall’altra parte del paese) la sensazione di trovarsi nel cubicolo proprio accanto a te. Gli strumenti di lavoro da remoto possono mantenere il tuo team connesso, indipendentemente da quanto siano distribuiti. Durante questi tempi incerti, non puoi permetterti problemi di comunicazione, progressi bloccati, opportunità mancate o deludere i tuoi clienti.

Mentre le aziende ripensano l’ambiente del proprio team e la strategia culturale, ora è un buon momento per sfruttare i vantaggi degli strumenti di lavoro a distanza, ha affermato Billy Boughey, fondatore e presidente di Elevate Experiences .

“Ci sono molte risorse che i dipendenti possono utilizzare a casa per il proprio lavoro e per connettersi con i dipendenti in modo da non perdere la produttività”, ha dichiarato Boughey a Business News Daily. “Gli strumenti di lavoro a distanza possono aiutare i dipendenti a rimanere in pista, aumentare i risultati e massimizzare la produzione. Avere la giusta mentalità è la chiave per sbloccare grandi ambienti di lavoro a distanza, e dobbiamo anche ricordare che non dobbiamo essere di persona per fare qualcosa di personale”.

Oltre a consentire ai membri del team di lavorare ovunque sia disponibile una connessione Internet, gli strumenti di lavoro a distanza consentono una migliore comunicazione, gestione e collaborazione. Quando disponi di integrazioni e connettività perfette all’interno della tua forza lavoro remota, puoi rapidamente ospitare videochiamate e scambiarti messaggi in tempo reale, offrendo al tuo team un facile accesso reciproco.

Quali sono i migliori strumenti di lavoro a distanza gratuiti e a pagamento?

I migliori strumenti di lavoro a distanza gratuiti e a pagamento consentono al tuo team di rimanere produttivo, responsabile e connesso. Questi strumenti sono fondamentali per le aziende che passano al lavoro da remoto a causa del COVID-19 o per altri motivi. Oltre a fornire ai dipendenti le risorse di cui hanno bisogno per essere produttivi quando lavorano fuori dall’ufficio, sono gratuite, il che è fondamentale per le piccole imprese che tengono d’occhio i profitti. Ecco i migliori strumenti di lavoro remoto gratuiti insieme alle opzioni a pagamento, classificate per tipo di software.

Strumenti di comunicazione a distanza

Questi strumenti consentono ai team di rimanere in contatto tramite messaggistica istantanea, videoconferenze e telefonate. [I sistemi telefonici aziendali come Nextiva offrono integrazioni di entrambi tramite VoIP] . La posta elettronica è importante, ma le caselle di posta possono rendere difficile la gestione e il mantenimento delle conversazioni. Le nuove piattaforme di comunicazione consentono ai team di seguire facilmente i thread e aggiungere altri alla conversazione. Abbattono le barriere, assicurando che le conversazioni siano pertinenti e pertinenti.

Allentato

Slack è una piattaforma di messaggistica istantanea che organizza le conversazioni in canali condivisi, consentendo alle aziende di comunicare con membri del team di tutto il mondo.

Slack offre un livello gratuito che le piccole imprese possono utilizzare per un tempo illimitato. Include l’accesso a 10.000 dei messaggi più recenti del tuo team, chiamate vocali e videochiamate individuali tra membri del team e fino a 10 integrazioni con altre app, come Google Drive e Office 365.

L’opzione a pagamento Slack è consigliata alle piccole imprese che tengono regolarmente riunioni online. Sono presenti inclusioni di protezione dell’identità, insieme alla piena integrazione con gli strumenti Slack. Viene salvata anche una cronologia dei messaggi. Il programma a pagamento di Slack protegge le riunioni e le comunicazioni del team senza limiti di tempo.

Ingrandisci

Zoom è un servizio di videoconferenza remota che può mantenere il tuo team connesso tramite chat video, sale conferenze e telefonate. Il servizio offre riunioni online, webinar video, messaggistica multipiattaforma e condivisione di file, indipendentemente da dove ti trovi.

Il piano di base di Zoom è gratuito e include l’hosting per un massimo di 100 partecipanti e riunioni individuali illimitate. Gruppi di tre o più possono incontrarsi per un massimo di 40 minuti alla volta secondo questo piano. Il piano di base gratuito fornisce anche video e voce HD, visualizzazione a schermo intero e galleria, condivisione simultanea dello schermo e plug-in di Chrome e Outlook. Supporta i sistemi operativi Mac, Windows, Linux, iOS e Android.

Molti lavoratori remoti stanno optando per la versione a pagamento di Zoom per supportare le comunicazioni virtuali. Uno dei principali svantaggi della versione gratuita su Zoom è il limite di tempo. Molte aziende hanno difficoltà a limitare i tempi delle riunioni a meno di 40 minuti. Con il piano a pagamento, sono consentiti orari di riunione illimitati. I pacchetti a pagamento supportano anche l’archiviazione cloud delle riunioni e lo streaming sui siti di social media.

Team Microsoft

Con la versione gratuita di Microsoft Teams , i team remoti ottengono chat illimitate, chiamate audio o video di gruppo integrate e individuali, 10 GB di spazio di archiviazione dei file del team e 2 GB di spazio di archiviazione dei file personali per utente. Se la tua azienda dispone di una licenza per Office 365, hai già accesso a Microsoft Teams.

Convocare

Con Convene , ottieni ulteriore supporto con le tue riunioni virtuali come domande e risposte interattive e opzioni di sondaggio. Puoi ospitare riunioni della durata massima di due o quattro ore al giorno, con sale per sottogruppi di lavoro offerte. Il livello più alto fornisce analisi dettagliate per aiutarti a valutare il coinvolgimento dei partecipanti.

Strumenti di programmazione remota

I team possono utilizzare questi strumenti per pianificare riunioni e condividere calendari. Ciò offre ai dipendenti l’opportunità di vedere la disponibilità di tutti e garantire check-in regolari. Molti di questi strumenti si sincronizzano direttamente con il tuo calendario e inviano automaticamente promemoria e inviti alle riunioni, riducendo le e-mail non necessarie.

Riunioni HubSpot

Setmore

Setmore è uno strumento di pianificazione degli appuntamenti che organizza il tuo calendario, elenchi di clienti, pagina di prenotazione e profili del personale. Questo strumento offre l’accesso a tutti i tuoi appuntamenti da qualsiasi parte del mondo, consentendo al tuo team e ai tuoi clienti di riprogrammare direttamente dalla loro casella di posta per risparmiare sulle telefonate che richiedono tempo.

Il piano di base gratuito di Setmore include fino a quattro accessi e calendari del personale, con avvisi e notifiche automatici. Puoi utilizzare il servizio per prenotare appuntamenti con i clienti online. Il piano base gratuito si integra anche con app e piattaforme di terze parti, come Facebook, Mailchimp, Zendesk e Zapier.

10 a 8

Il programma di appuntamenti e programmazione dalle 10 alle 8 è diventato più popolare poiché più lavoratori lavorano da casa. È disponibile una versione gratuita, ma sei limitato a due accessi del personale e 100 appuntamenti al mese. I piani a pagamento supportano due o più accessi del personale al mese e 100, 300, 600 (o un numero personalizzato) di appuntamenti mensili. Le versioni a pagamento possono anche essere personalizzate con il marchio della tua azienda.

Strumenti per la gestione remota dei progetti

Questi consentono ai team di creare e condividere varie attività e incarichi da un’unica posizione. Ciò rende più facile per i membri del team collaborare ai progetti e per i manager monitorare i progressi e il completamento del progetto.

Gli strumenti di gestione dei progetti sono in genere piattaforme multiutente basate su cloud con numerose funzionalità, tra cui app mobili per aggiornamenti di stato in movimento e visualizzazioni delle attività in tempo reale per il monitoraggio di più progetti contemporaneamente.

Campo base

Basecamp è uno strumento di gestione che mette tutto ciò di cui il tuo team ha bisogno per portare a termine il lavoro in un unico posto. All’interno di ogni progetto, il tuo team ottiene bacheche, elenchi di cose da fare, archiviazione di file, chat di gruppo in tempo reale e domande di check-in automatiche. Basecamp può anche integrarsi con app mobili e desktop di terze parti, come TaskClone, Zapier, Project Buddy e Zoho Flow.

Basecamp Personal è un piano gratuito per progetti individuali e piccoli team. Il piano, che include 16 GB di cloud storage, consente tre progetti separati e fino a 20 utenti.

La maggior parte degli utenti preferisce Basecamp Business per le proprie esigenze aziendali. Con questa opzione a pagamento, sono consentite funzionalità e utenti illimitati. Anche un’elevata quantità di spazio di archiviazione fa parte del piano a pagamento, una necessità per mantenere attivo il flusso di lavoro. Ciò garantisce anche i progetti salvati per tutto il tempo in cui è necessario l’accesso.

Asana

Asana è uno strumento di gestione di progetti e attività progettato per aiutare il tuo team a organizzare, monitorare e gestire il proprio lavoro, indipendentemente da dove si trovino. Le sue funzionalità di automazione riducono i colli di bottiglia, semplificano le approvazioni, convertono i progetti standard in modelli personalizzati e ti fanno risparmiare il tempo di aggiornare manualmente le pianificazioni dei progetti quando le scadenze cambiano.

Asana offre un piano di base che può essere utilizzato gratuitamente per un massimo di 15 membri del team, include visualizzazioni di calendario ed elenco e consente di assegnare attività e date di scadenza. Il piano gratuito si integra con app di terze parti, come Jira Cloud, Adobe Creative Cloud, Gmail e Slack.

Strumenti per la condivisione remota di file e l’archiviazione su cloud

casella personale

Dropbox è un servizio di condivisione di file che fornisce l’archiviazione nel cloud e la sincronizzazione dei file in un’unica area di lavoro centralizzata. Ti consente di creare, archiviare e condividere contenuti cloud da Google Documenti, Fogli e Presentazioni; File di Microsoft Office; e Dropbox Paper .

Dropbox Basic è un account gratuito con 2 GB di spazio di archiviazione. Con esso, puoi accedere e condividere foto e documenti da qualsiasi dispositivo ed eseguire facilmente il backup e il ripristino dei file condivisi. Dropbox Basic è compatibile con i sistemi operativi Windows, Mac, iOS e Android.

Google Drive

Google Drive è un servizio di cloud storage che ti consente di archiviare, sincronizzare, condividere e accedere ai file su qualsiasi dispositivo. Come servizio G Suite , Google Drive si integra con altre applicazioni Google, tra cui Moduli Google, Disegni, Documenti, Fogli e Presentazioni.

Il piano personale di Google Drive offre 15 GB di spazio di archiviazione cloud gratuito. Il tuo account di archiviazione viene utilizzato da Google Drive, Gmail e Google Foto, consentendoti di archiviare file, salvare allegati e-mail ed eseguire il backup di foto o video in un’unica area di lavoro. Google Drive offre download per Windows, Mac, iOS e Android. La versione gratuita di Google Drive tende a riempirsi rapidamente.

Monitoraggio del tempo

Le applicazioni delle schede attività e gli strumenti software sono indispensabili per la responsabilità tra i membri del personale della tua azienda. Le applicazioni di monitoraggio del tempo sono essenziali per la pianificazione del budget del progetto. Le seguenti sono opzioni gratuite ea pagamento per il monitoraggio virtuale del tempo.

Clockify (gratuito)

Se stai cercando uno strumento intuitivo e gratuito, considera Clockify. L’applicazione ha la particolarità di supportare un numero illimitato di utenti e nessun limite sui progetti. Le funzionalità includono ore monitorate tramite timer virtuali, schede attività precompilate e categorizzazioni per progetto. Gli utenti possono anche contrassegnare i fogli presenze come fatturabili o pagati. Le funzioni di reporting sono personalizzabili con una ripartizione visiva disponibile.

Toggl (piani gratuiti ea pagamento)

L’iscrizione a Toggl è gratuita, con opzioni a pagamento che offrono funzionalità più avanzate come tariffe fatturabili, verifica del tempo, integrazioni del calendario e modelli di progetto. Il programma funziona come un’applicazione ma ha anche il supporto come estensione del browser. Toggl funziona anche offline.