Le migliori nuove funzionalità di Gmail per le aziende

• Gmail ha implementato una visualizzazione integrata che ti consente di passare da Gmail, Google Chat, Google Meet e Google Spaces.
• Questa “visualizzazione integrata” offre un facile accesso agli strumenti, consentendoti di concentrarti meglio su ciascuno di essi.
• Gmail consente numerose integrazioni per migliorare l’efficienza del team: continua a leggere per le nostre recensioni di alcuni dei migliori componenti aggiuntivi e plug-in.
• Questo articolo è rivolto agli imprenditori e ai professionisti che desiderano capire cosa sta cambiando con l’aggiornamento 2022 di Gmail e in che modo le sue funzionalità possono migliorare i flussi di lavoro.

Google Workspace sta lanciando una visualizzazione integrata per Gmail, lanciata per la prima volta a febbraio 2022 e destinata a diventare standard entro giugno 2022. Questo aggiornamento semplifica il passaggio da un’app Google all’altra. Gli utenti possono scegliere di testare l’integrazione, ma entro aprile tutti gli utenti vedranno l’aggiornamento come interfaccia predefinita. Se a un utente non piacciono le modifiche, può visitare le proprie impostazioni e tornare all’esperienza originale di Gmail, ma solo fino alla fine del secondo trimestre del 2022.

Sebbene questa implementazione si applichi a tutti gli account Gmail, i proprietari delle aziende dovrebbero capire come influirà su di loro e sui loro dipendenti in futuro.

Gmail ha già diverse funzionalità che possono rendere più efficienti le giornate lavorative dei proprietari di piccole imprese, ma non tutti sono a conoscenza dell’esistenza di queste funzionalità. Esploreremo anche come sfruttare le offerte esistenti di Gmail.

Cosa è cambiato?

Come notato sopra, la nuova interfaccia di Gmail offre schermate separate per ogni strumento di messaggistica. Questa vista integrata offrirà un facile accesso agli strumenti, che consente agli utenti una prospettiva più isolata su ciascuno. Invierà anche avvisi tramite bolle di notifica quando uno strumento ha un nuovo messaggio.

Cordiali saluti: secondo Google, questi aggiornamenti saranno disponibili per Google Workspace Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus e altri tipi di account.

Come ottenere il nuovo Gmail

Se non ti è stato chiesto di attivare il nuovo Gmail, puoi attivarlo manualmente facendo clic sull’icona a forma di ingranaggio delle impostazioni in alto a destra in Gmail. Quindi, tutto ciò che devi fare è fare clic su “Prova la nuova visualizzazione di Gmail”, la prima opzione nel menu a discesa. Da qui ti verrà presentata la prima nuova funzionalità di Gmail: la possibilità di visualizzare gli allegati senza aprire completamente la posta elettronica. Per accedere a questa funzione, scegli l’opzione di spaziatura predefinita. [Consulta la nostra guida a Google for Business .]

Le migliori nuove funzionalità

La nuova versione di Gmail è più organizzata e supporta una migliore attenzione per gli utenti. Ecco alcune delle nuove utili funzioni di Gmail:

• Visualizzazione integrata: questa funzione consente di visualizzare ciascuna app di messaggistica di Google (inclusi Gmail, Google Chat, Google Meet e Google Spaces) su schermate separate, offrendo un facile accesso a diversi strumenti.
• Menu di navigazione: il menu di navigazione consente di passare facilmente da una schermata all’altra per visualizzare un’app di messaggistica alla volta.
• Bolle di notifica: il nuovo Gmail invia bolle di notifica ogni volta che ricevi un messaggio, così non perderai mai un avviso da uno dei tuoi strumenti di messaggistica di Google.

In che modo influirà sul flusso di lavoro?

Il menu di navigazione ti consentirà di passare facilmente da una schermata all’altra, come la posta in arrivo, le conversazioni in chat e le riunioni. Con le bolle di notifica che ti avvisano di nuovi messaggi o e-mail, tu e i membri del tuo team non perderete mai una conversazione o una riunione importante. Questa vista integrata consentirà un flusso di lavoro più organizzato e ti aiuterà a concentrarti su un’attività alla volta, piuttosto che sfrecciare tra troppe app di messaggistica su uno schermo.

Conclusione chiave: questa nuova integrazione è utile per imprenditori e professionisti che desiderano migliorare la propria produttività, ridurre gli “spuntini via e-mail” ed essere meno distratti da un’interfaccia occupata.

Posso ancora utilizzare la vecchia interfaccia?

Sebbene tu possa scegliere di utilizzare la vecchia interfaccia di Gmail fino al secondo trimestre del 2022, la nuova interfaccia diventerà l’unica opzione entro luglio 2022. Dopo il secondo trimestre, la nuova interfaccia rimarrà standard e le richieste di modifiche alla vecchia interfaccia non essere onorato. Se riscontri problemi che incidono sulle funzioni lavorative quotidiane con la nuova interfaccia, segnalali al team di Google per una rapida implementazione dell’aggiornamento.

Caratteristiche notevoli esistenti

Gmail attualmente offre diverse funzionalità aziendali interattive che potresti non conoscere.

• Posticipare: se ricevi un’e-mail urgente o qualcosa che desideri indirizzare nel corso della giornata, puoi posticipare il messaggio spostando il cursore sul lato destro. Questo può aiutarti a dare la priorità a ciò che è importante mentre rimuovi il disordine dalla tua casella di posta.
• Spinta: questa funzione di Gmail fa riemergere automaticamente le email che Google ritiene sensibili al tempo. Ad esempio, se un collega fa una domanda su un progetto, quell’e-mail verrà riproposta prima della scadenza se non hai risposto. Google ha affermato che questa funzione rispecchia la tecnologia utilizzata nelle risposte intelligenti.
• Barra delle applicazioni: sul lato destro dello schermo, Google ha una barra comprimibile che puoi utilizzare per visualizzare il tuo calendario, le note di Google Keep e qualsiasi attività tramite il programma delle attività di Google. Questa funzione trasforma Gmail in uno strumento integrato in cui puoi visualizzare la tua pianificazione, prendere appunti rapidi e pianificare attività importanti. Puoi anche aggiungere app come Trello e Asana a questa finestra con il piccolo segno più sotto l’icona Attività.
• Email riservate: Gmail supporta le email riservate, il che significa che puoi impostare una data di scadenza per le email o revocarle dopo un certo periodo di tempo. Se stai inviando un’e-mail con un documento importante o informazioni riservate, puoi impostarla in modo che il destinatario non possa visualizzare o aprire il messaggio dopo una certa data o ora. Puoi anche bloccare l’inoltro, la copia, il download e la stampa di determinati messaggi. Un’ultima caratteristica di sicurezza è l’autenticazione a due fattori per i messaggi. Puoi richiedere al destinatario di verificare la propria identità tramite l’autenticazione a due fattori per aprire un messaggio. Questo è l’ideale per le aziende che gestiscono informazioni altamente sensibili.

I migliori componenti aggiuntivi e plug-in per Gmail

Indipendentemente dai nuovi aggiornamenti, Gmail offre una vasta gamma di integrazioni per migliorare l’efficienza del team. Scopri alcuni dei migliori componenti aggiuntivi e plug-in per Gmail di seguito.

RingCentral per Gmail

Con questo componente aggiuntivo, puoi accedere al sistema telefonico basato su cloud dalla tua e-mail. Una volta installata l’estensione, i contatti, i messaggi e la cronologia delle chiamate di RingCentral vengono visualizzati nei thread dei messaggi di Gmail. Puoi anche vedere lo stato online delle tue connessioni RingCentral, inviare messaggi SMS ed effettuare chiamate in uscita. Se non utilizzi ancora un telefono cloud, dai un’occhiata alla nostra recensione di RingCentral per vedere se questo sistema telefonico è adatto alla tua attività.

Trello per Gmail

L’estensione Trello per Gmail ti aiuta a organizzare la posta in arrivo e a lavorare con la massima produttività. Puoi convertire le tue e-mail in cose da fare, che puoi inviare direttamente alle bacheche e agli elenchi di Trello per l’azione. Le righe dell’oggetto delle e-mail vengono aggiunte automaticamente come descrizioni delle carte, il che semplifica la visualizzazione e garantisce che nulla vada perso.

Slack per Gmail

Un altro ottimo strumento di comunicazione che puoi aggiungere a Gmail è Slack, un’app di messaggistica e uno strumento di produttività che le aziende possono utilizzare per organizzare le comunicazioni dei dipendenti. Se la tua azienda utilizza già Slack o sta cercando un modo per semplificare la messaggistica, considera l’app Slack per Gmail. Ti consente di passare da una piattaforma all’altra a tuo piacimento e rende l’invio di allegati e l’organizzazione delle chat più semplici e accessibili.

DocuSign

DocuSign è un ottimo componente aggiuntivo per le aziende che elaborano documenti che richiedono firme, poiché annota documenti e crea firme elettroniche. Può essere utilizzato da avvocati, professionisti del marketing, agenti immobiliari, consulenti, liberi professionisti o qualsiasi professionista del settore la cui attività dipenda dalla firma e registrazione di documenti ufficiali. Il componente aggiuntivo DocuSign per Gmail assicura che il processo di richiesta e ricezione delle firme elettroniche rimanga semplice e indolore.

Boomerang

Boomerang, comune tra gli utenti di Gmail e Outlook, ti ​​consente di pianificare le e-mail, posticiparle per dopo, ricevere le importantissime conferme di lettura e creare promemoria di follow-up per le e-mail su snooze. Poiché può raccogliere una varietà di dati sulle caselle di posta e su coloro che rispondono (o semplicemente ignorano) i messaggi, questo plug-in rivoluziona l’organizzazione della posta in arrivo.

Il livello gratuito ti offre il set di funzionalità di base, ma gli strumenti mobili e l’apprendimento automatico avanzato richiedono uno degli abbonamenti premium che partono da $ 4,99 al mese.

FollowUp.cc

Progettato esclusivamente per Gmail, FollowUp.cc offre una versione del 21° secolo di quello che una volta era noto come file tickler, una cartella di file in cui puoi mettere tutto ciò che intendi recuperare in seguito. FollowUp.cc ti consente di recuperare vecchi messaggi, aggiungere note sui contatti e programmare spinte per tenerti in contatto e mantenere i progetti in movimento.

Dopo la prova di 14 giorni, devi scegliere un piano di abbonamento, a partire da $ 18 al mese. C’è anche un’edizione che si integra con i dati di Salesforce e costa $ 40 al mese.

Solo non mi dispiace

Questa pratica estensione di Chrome creata per gli utenti di Gmail elimina frasi come “volevo solo sapere” e “mi dispiace” nelle e-mail, segnalando allo scrittore di approvarne l’utilizzo e imparare a evitare la lingua. Frasi come queste falliscono pratiche di comunicazione sicure. Potresti essere sorpreso dalla frequenza con cui tali frasi si insinuano nelle e-mail e da quanto suonino messaggi più forti senza di esse.

Evernote

Evernote rimane uno strumento organizzativo popolare che include diverse funzionalità di collaborazione. Data la quantità di informazioni che arrivano via e-mail, un modo con un clic per salvare qualcosa in Evernote può essere prezioso per la creazione di elenchi, la comunicazione e la gestione dei progetti.

Evernote crea un plug-in per Outlook e uno per Chrome che svolge le stesse funzioni. Dopo aver salvato un messaggio, puoi aggiungerlo a un taccuino, taggarlo e inserire alcune note per te stesso.

Matt D’Angelo, Charell Star e Derek Walter hanno contribuito alla stesura e alla segnalazione di questo articolo.