Una guida rapida ai modelli di progetti e attività di Notion

Il vantaggio dell’utilizzo di software come ClickUp o Asana sono le loro schede di progetto pronte all’uso che richiedono una personalizzazione minima. Ma se sei un utente Notion, o vorresti esserlo, puoi utilizzare il suo modello Progetti e attività per ottenere la pianificazione in pochissimo tempo lo stesso.

Non sai come funziona? Ecco una guida rapida per aiutarti a iniziare.

Spiegazione del modello di attività in Notion

Il modello di attività in Notion è essenzialmente un elenco di cose da fare organizzato per progetto. I progetti vengono visualizzati come gruppi all’interno del database e le righe o le pagine visualizzate all’interno di un gruppo sono attività.

Tra le pagine delle attività e dei progetti, è qui che farai la maggior parte del lavoro. Man mano che aggiungi nuovi gruppi e attività, questi verranno visualizzati nella pagina dei tuoi progetti, insieme a tutte le modifiche apportate ai dati e alle proprietà correnti.

Le proprietà predefinite nella pagina dell’attività sono Nome attività , Stato , Assegna , Scadenza e Progetto . Ecco una rapida carrellata di ciò che ognuno fa:

Nome dell’attività

Il nome dell’attività ti aiuta a identificare rapidamente le attività, quindi ti consigliamo di essere un po’ descrittivo e renderle univoche. Puoi anche fare clic sul nome di un’attività per visualizzare o aggiungere informazioni pertinenti. Se non vuoi che si apra in schermo diviso, puoi modificare la modalità di visualizzazione della tua pagina nelle impostazioni di layout del tuo database accanto a Apri pagine in . Puoi trovarlo facendo clic sui tre punti nell’angolo in alto a destra del database.

Stato

Lo stato offre una rapida panoramica dei progressi. Sono disponibili più opzioni di stato, classificate in base a Da fare , In corso e Completato . Compiti completi come Fatto e Archivia riempiranno la barra di avanzamento nella pagina dei tuoi progetti.

Assegna e Scadenza

Assegna mostra a chi appartiene l’attività. Due comunica le scadenze e ti permette di impostare dei promemoria. Questi sono custodi definiti se collaborano con altri, delegano compiti o creano una bacheca attività aperta.

Progetto

Project è una proprietà di relazione che collega l’attività al rispettivo progetto. Un’attività può essere collegata a un solo progetto. Se ritieni che vedere questa colonna sia irrilevante poiché hai raggruppato i tuoi progetti, fai clic sul suo titolo e seleziona Nascondi in vista per nasconderlo. Eliminarlo interromperà la comunicazione tra le pagine.

Viste del modello di attività di Notion

Nella parte superiore del database delle attività, sotto il titolo, vedrai le visualizzazioni Per progetto , Mine e Persone . Per impostazione predefinita, sei nella visualizzazione del progetto, in cui organizzi le tue attività per progetto.

La vista Mine crea un elenco di cose da fare di tutte le tue attività, organizzandole in una lista di controllo. L’unica proprietà che apparentemente non si riflette qui è Status , ma se guardi sopra la colonna della casella di controllo, noterai che condivide lo stesso simbolo della colonna status nell’altra vista. E quando controlli qualcosa qui, lo contrassegna come fatto ovunque.

La vista Persone ti offre una rapida panoramica delle attività su cui tu e i tuoi colleghi state lavorando. Questo è uno strumento eccellente per confrontarsi tra loro e assicurarsi che il carico di lavoro di qualcuno non sia troppo pesante.

Un altro modo per ordinare le attività è utilizzare i filtri. Puoi trovarli sotto le opzioni di visualizzazione nella parte superiore del database e utilizzarli per ordinare per proprietà. Ad esempio, visualizzare tutto con uno stato Non avviato o solo le attività assegnate a persone specifiche.

Modello di progetti in Notion Explained

Il modello dei progetti è dove troverai una rapida panoramica di tutti i tuoi progetti. Utilizza un layout della scheda più visivo in cui è possibile trascinare e rilasciare gli elementi tra gli stati.

A prima vista, puoi vedere alcune delle specifiche e dei progressi dei tuoi progetti attivi grazie alle loro proprietà. Se li compili, verranno visualizzati sulla lavagna.

Se non vedi una proprietà che ti serve, clicca sulla bacheca per aprire la sua pagina, e troverai le sue proprietà sotto il titolo. Qui puoi modificarne lo stato, aggiungere persone al progetto, visualizzare la barra di avanzamento e aggiungere o modificare la sequenza temporale.

Nella pagina del progetto, vedrai anche il suo gruppo di attività, dove puoi aggiungere altre informazioni e dati rilevanti per il progetto.

Come personalizzare il modello di attività e progetti

Ovviamente, vorrai personalizzare il modello e renderlo tuo. Ecco come puoi farlo.

Aggiunta di proprietà nella pagina delle attività

Per aggiungere proprietà alla pagina dell’attività, fai clic sul simbolo di aggiunta in alto a destra nel gruppo. In questo modo verrà visualizzato un elenco tra cui scegliere e da lì fai clic su quello che desideri aggiungere. Una volta che è nel tuo database, fai clic sul suo titolo per dargli il nome che desideri.

Modifica degli stati nella pagina delle attività

Per modificare o aggiungere altre opzioni alla colonna dello stato, fai clic sullo stato dell’attività per visualizzare il menu e seleziona Modifica proprietà in basso. Nel menu Modifica proprietà , vedrai tre categorie di stati: Da fare, In corso e Completato. Puoi fare clic sulle opzioni correnti per modificare il nome e il colore o selezionare il simbolo di aggiunta accanto al titolo della categoria per aggiungere qualcosa di nuovo.

Aggiunta di proprietà nella pagina del progetto

Il modo più rapido per aggiungere proprietà alla pagina del tuo progetto è fare clic su una delle schede. Nella parte superiore della sua pagina, vedrai l’opzione # more properties . Fare clic su di esso e verrà visualizzata l’opzione Aggiungi una proprietà . Dopo aver aggiunto una proprietà a un progetto, la vedrai anche in tutti gli altri progetti.

Modifica degli stati nella pagina del progetto

Tecnicamente, la colonna delle proprietà è nascosta nella pagina del tuo progetto, quindi potrebbe non essere chiaro come modificarle. Ma una volta che sai dove cercare, è un gioco da ragazzi.

Fai clic sui tre puntini in alto a destra del database, seleziona Proprietà e scegli Stato . Ti troverai ora nel menu Modifica proprietà , dove puoi fare clic sulle opzioni correnti per modificarle e fare clic sul simbolo Aggiungi per crearne di nuove.

Organizza i tuoi compiti e progetti con Notion

Sebbene all’inizio possa sembrare complesso, quando suddividi il modello di progetti e attività di Notion in parti più piccole e lavori con esso, saprai esattamente cosa stai facendo in pochissimo tempo. Il miglior punto di partenza è prendere confidenza con il modello così com’è e aggiungere gli extra in un secondo momento.