Una guida alle esigenze software della tua azienda.

Quando si tratta della tua piccola impresa, le applicazioni software, o “app”, sono i tuoi partner silenziosi.

Senza app, i programmi che dicono ai tuoi computer cosa fare con tutti gli 1 e gli 0 che sono la linfa vitale della maggior parte delle aziende moderne, il tuo hardware costoso è impotente. Per la maggior parte dei desk jockey aziendali, le applicazioni significano l’utilizzo del software Microsoft Office, che di solito include Word, un’app di elaborazione testi, Excel, un programma per fogli di calcolo e il suo software di presentazione PowerPoint. Office è praticamente il gold standard nelle applicazioni di produttività per ufficio.

Per quanto potente e universale possa essere Office, tuttavia, per le piccole imprese e le startup, può essere un modo costoso di procedere e potrebbe comunque non essere in grado di gestire tutte le esigenze della tecnologia informatica. Ecco un’ampia panoramica delle varie categorie di software applicativi aziendali che dovrebbero essere nella tua lista della spesa e alcuni dei modi alternativi per soddisfare le tue esigenze senza spendere una fortuna.

Monitoraggio delle tue finanze: software di contabilità

Indipendentemente dal fatto che la tua azienda sia grande o piccola, il business di oggi consiste nel fare i tuoi numeri. È molto più complicato del semplice bilanciamento del libretto degli assegni, soprattutto se si hanno numerosi clienti, si dispone di inventario e si hanno diversi tipi di cicli di fatturazione. Per ottenere un quadro fedele della salute finanziaria della tua azienda, hai bisogno di un software di contabilità.

Il software di contabilità consente di registrare ed elaborare transazioni contabili di base come conti da pagare, conti da ricevere e buste paga, nonché una serie di attività finanziarie più complicate. Poiché il software di contabilità ti consente di tenere traccia delle relazioni finanziarie con i tuoi clienti nel tempo, ti offre anche informazioni sulla tua base di clienti.

“Diventa un enorme database sui tuoi clienti”, ha affermato Ellen DePasquale, che è stata consulente informatica e formatrice per 20 anni.

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Collegamento: e-mail

Per molte piccole imprese, la posta elettronica è il collegamento principale con clienti e fornitori. Le aziende virtuali possono aggiungere dipendenti all’elenco. Il lato funzionale della posta elettronica ruota attorno al provider di servizi Internet (ISP) che fornisce l’account di posta elettronica e l’applicazione software client di posta elettronica utilizzata per inviare e ricevere la posta. È possibile utilizzare un servizio di posta elettronica a pagamento o una varietà di servizi di posta elettronica gratuiti.

Esistono numerose società di hosting come GoDaddy.com che ti forniranno il tuo dominio e il tuo account di posta elettronica. Un altro modo per acquisire il tuo dominio è passare attraverso il tuo fornitore di servizi via cavo o compagnia telefonica locale. Se il denaro è un interesse critico, puoi sempre seguire la strada gratuita con un account di posta elettronica online con Gmail, Hotmail o Yahoo.

Quando si tratta di clienti, il gold standard rimane Outlook di Microsoft, che è un ricco client di posta elettronica, unito a funzioni di gestione dei contatti e di calendario. Sono disponibili anche altri client completi come Thunderbird di Mozilla, il browser Firefox o il client di posta di Apple. Esistono anche numerosi account online come Gmail che non richiedono software client separato ma hanno una gamma più limitata di campane e fischietti.

Mettendo in mostra la tua faccia migliore: Documentazione

La tua azienda deve presentare molte facce al mondo. È qui che entrano in gioco le domande di documentazione. La tua documentazione è tutto ciò che consente alle persone di sapere su di te, cosa fai e come lo fai: documenti di testo, piani aziendali, presentazioni. Si tratta di parole – verbosità. E dove ci sono parole, ci deve essere l’elaborazione di testi: un’applicazione di elaborazione testi è un must per la corrispondenza, per scrivere testi per qualsiasi materiale commerciale o per il tuo sito web. Le applicazioni di presentazione, come PowerPoint spesso diffamato di Microsoft, sono belle da avere, ma a meno che tu non trascorra un po ‘di tempo a fiere e convegni o a lanciare soldi alla gente per i fondi, questo è facoltativo.

Cosa c’è là fuori?

La soluzione di documentazione predefinita per quasi tutti gli utenti di computer è il pacchetto di applicazioni Office di Microsoft, che include Word per l’elaborazione di testi e PowerPoint per le presentazioni. Entrambi hanno così tante caratteristiche e capacità che potresti facilmente imparare a usarli come un lavoro a tempo pieno. Un’alternativa è OpenOffice, una suite di software per ufficio gratuita che puoi scaricare che include applicazioni di elaborazione testi, fogli di calcolo, presentazioni, grafica e database. E ci sono suite online come Google Docs e Zoho, tra gli altri. Il vantaggio di utilizzare un’applicazione online come Google o Zoho è che il tuo lavoro viene automaticamente sottoposto a backup sui loro server.

Quanto costerà?

Microsoft Office non è economico. Se vuoi solo Word o PowerPoint, costano $ 139,99 ciascuno. Ma puoi ottenere l’intero pacchetto, che include entrambe le app, nonché Outlook ed Excel per un minimo di $ 199,99 se scarichi le applicazioni o $ 279,99 se desideri avere i dischi effettivi. OpenOffice è gratuito, così come Google e Zoho, per i singoli utenti.

Tieni d’occhio la tua base di clienti: CRM

Se hai solo pochi clienti, in genere non è difficile tenere d’occhio i tuoi rapporti con loro, incluso quando li hai contattati, cosa hai fatto per loro e progetti che hai per il futuro. Quando quel numero aumenta (come speri che accada), l’attività può prima diventare più complicata e richiedere molto tempo. È qui che il software di database client per le piccole imprese (altrimenti noto come CRM) può venire in tuo soccorso. Come suggerisce il nome, ti aiuta a tenere traccia dei tuoi clienti e delle tue relazioni con loro.

Il CRM ti aiuta a organizzare le tue relazioni con i clienti in ogni fase del percorso, da quando inizi a lavorare con un nuovo cliente fino alla fine di quella relazione. E anche quando il rapporto professionale è terminato, può ricordarti di seguire gli ex clienti per vedere se sono interessati a rinnovare il rapporto.

Cosa c’è là fuori?

Se desideri un software crm economico (come Less Annoying CRM ) che puoi installare sul tuo computer, il gioco principale in città per aiutare le piccole imprese a gestire i propri clienti è Act! Software. Ma il CRM online di Salesforce.com è un formidabile concorrente.

E se ti senti a tuo agio nell’usare il CRM online, dovresti assolutamente dare un’occhiata alle funzionalità CRM di Zoho.

Quanto costerà?

L’atto di base! Il software parte da $ 171,99. Salesforce.com offre CRM a partire da $ 5 al mese. Una versione del software online CRM di Zoho con funzionalità ridotte è gratuita per un massimo di tre utenti.

Ordinamento: fogli di calcolo

I fogli di calcolo sono la materia prima delle applicazioni contabili e molto altro ancora. Visualizzano più celle contenenti testo alfanumerico, numeri o formule in una griglia composta da righe e colonne. Sono utili per tenere traccia delle cose, ordinare le cose (tagliare e tagliare a cubetti nel linguaggio commerciale) testare gli effetti dei cambiamenti su cose come i prezzi e il calcolo. Sono nodosi, ma sono necessari.

Cosa c’è là fuori?

Microsoft Excel è di gran lunga il più utilizzato , ma il venerabile Lotus 1-2-3 di IBM ha molti ardenti sostenitori. OpenOffice offre applicazioni per fogli di calcolo scaricabili online e sia Google che Zoho hanno offerte di fogli di calcolo.

Quanto costerà?

Puoi acquistare Excel da solo per $ 139,99, ma saresti in anticipo per ottenerlo come parte dell’intero insieme di Office perché avrai bisogno anche di un’applicazione di elaborazione testi. Lotus 1-2-3 pesa $ 322. Open Office è gratuito. E online, sia Google che Zoho offrono applicazioni per fogli di calcolo gratuite.

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