Una guida completa all’utilizzo degli strumenti di collaborazione in Google Documenti

Non è più necessario inviare e-mail un documento Word avanti e indietro tra i colleghi per fare le cose. Potresti, ma con elaboratori di testi basati sul Web come Google Documenti, collaborare e comunicare è un gioco da ragazzi.

All’interno del software troverai vari strumenti e funzionalità che ti aiutano a rimanere aggiornato e lontano dagli altri. In questo articolo troverai una guida completa all’utilizzo di questi strumenti in Google Documenti.

Come menzionare gli altri e utilizzare i commenti in Google Documenti

Per semplificare il feedback e la collaborazione del tuo team, ecco come menzionare gli altri e utilizzare in modo efficace i commenti in Google Documenti.

Menzionare altri nei tuoi documenti Google

Per menzionare un contatto ovunque in un documento Google, digita @ e continua con il suo indirizzo email. Se li hai salvati come contatti nel tuo account Google, il loro nome verrà visualizzato in un elenco mentre lo fai. Lì, puoi fare clic sul loro nome per terminare di aggiungerli.

Menzionarli nel documento non invierà loro una notifica, ma creerà un tag su cui puoi passare il mouse per vedere una scheda di contatto con scorciatoie per inviare loro un’email, creare o programmare un Meet o visualizzare le tue recenti interazioni con Google.

Aggiunta di commenti nei tuoi documenti Google

I commenti pingeranno i tuoi colleghi, rivolgendo la loro attenzione al tuo documento condiviso. Per utilizzare i commenti:

1. Evidenzia il testo o il supporto in cui desideri lasciare un commento.
2. Una barra degli strumenti apparirà sul lato destro del documento. Lì, seleziona l’icona vocale blu con un simbolo più. In alternativa, puoi trovare questo simbolo in grigio nella barra degli strumenti in alto o facendo clic con il pulsante destro del mouse per visualizzare un elenco di opzioni aggiuntive.
3. Apparirà un pannello dei commenti. Digita i tuoi pensieri nel campo, utilizzando @ e un indirizzo email per aggiungere i tuoi colleghi.
4. Quando sei pronto per condividere, fai clic su Commenta e la tua nota apparirà nel documento. Chiunque sia taggato all’interno riceverà una notifica. Chiunque abbia accesso al documento può visualizzare e aggiungere le proprie opinioni.

Per evitare che i commenti ingombrino il tuo documento, puoi risolverli dopo averli letti o aver completato le attività associate. Per farlo, fai clic sul segno di spunta nell’intestazione del thread. Questa azione nasconderà la nota, ma puoi accedere e recuperare i commenti risolti in Google Documenti accedendo alla tua cronologia. Puoi trovarlo selezionando l’icona del discorso nell’angolo in alto a destra dello schermo.

Come utilizzare Suggerisci modifiche in Google Documenti

A volte è utile dare suggerimenti invece di modifiche quando si lavora in collaborazione. Invece di eseguire il ping del tuo collega con un play-by-play o passare al setaccio la cronologia delle versioni del tuo documento, puoi suggerire modifiche utilizzando la modalità Suggerimenti in Google Documenti. Fare così:

1. Evidenzia il testo o il supporto a cui ti riferisci.
2. Una barra degli strumenti apparirà sul lato destro del documento. Lì, seleziona l’icona vocale verde con una matita. In alternativa, puoi passare da una modalità all’altra facendo clic sull’icona della matita nella barra degli strumenti o facendo clic con il pulsante destro del mouse per visualizzare un elenco di opzioni aggiuntive.
3. Una volta che sei in modalità Suggerimenti, tutte le modifiche apportate verranno visualizzate come suggerimenti e il testo che stai sostituendo verrà comunque visualizzato con una barratura verde. Le caselle di commento verranno visualizzate sul lato destro, riflettendo eventuali modifiche suggerite.
4. Quando sei pronto, tagga il collega a cui desideri suggerire modifiche in uno o più thread di commenti e premi Replay per inviare una notifica.

Quando sei pronto per tornare alla modalità di modifica, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona l’opzione dall’elenco oppure fai clic sull’icona della modalità di suggerimento sul lato destro della barra degli strumenti.

Se stai rivedendo i suggerimenti di qualcun altro, puoi fare clic sulle caselle dei commenti per rivederli. Mentre lo fai, fai clic sul segno di spunta nella parte superiore del thread per accettare e sulla x per rifiutare. Accettando le modifiche, le modifiche apportate dal tuo collega verranno inserite nel documento. Puoi anche lasciare loro commenti sul thread per comunicare avanti e indietro su elementi specifici.

Impostazioni di notifica per Google Documenti

Un modo rapido per trovare le impostazioni di notifica per i documenti consiste nell’usare l’icona del riconoscimento vocale nell’angolo in alto a destra dello schermo. Una volta aperto il pannello, fai clic sull’icona a forma di campana per aprire il menu delle impostazioni. Qui puoi regolare i tipi di notifiche che ricevi sia per i commenti che per le modifiche .

Per i commenti, puoi scegliere di inserirli tutti, solo quelli in cui gli altri ti menzionano o nessuno di essi. Se selezioni nessuno, riceverai comunque un indicatore visivo, ma non riceverai una notifica o un’e-mail. Con questo, dovrai prestare particolare attenzione per assicurarti di non perdere un aggiornamento da un collega.

Con le modifiche, puoi scegliere di ricevere notifiche ogni volta che qualcuno apporta modifiche al documento o nessuna. Ma puoi ancora vedere chi ha cambiato cosa nella cronologia delle versioni del tuo documento.

Come utilizzare la cronologia delle versioni in Google Documenti e perché è utile

Dato che stai collaborando con altri, è bene avere un backup del documento nel caso in cui qualcuno cancelli o scriva accidentalmente informazioni importanti. Nella parte superiore dello schermo è presente un collegamento ipertestuale che indica quando si è verificata la modifica più recente. Fai clic su questo e vedrai i backup delle precedenti sessioni di lavoro e le modifiche che hanno avuto luogo.

L’uso della cronologia delle versioni è utile perché puoi vedere cosa hanno cambiato gli altri se non è chiaro. Inoltre, puoi ripristinare una versione precedente se non sei soddisfatto del documento corrente o se qualcosa è andato storto.

Come sapere se qualcun altro sta lavorando in un documento Google

Per fortuna, Google ti copre quando si tratta di sapere se il tuo collega sta modificando o meno un documento. Se sono nell’area di lavoro con te, la loro immagine del profilo apparirà nella parte superiore dello schermo con un bordo colorato. Se sono presenti ma inattivi, apparirà sbiadito.

Puoi anche vedere esattamente dove si trovano guardando il loro cursore nel colore corrispondente. In questo modo, puoi evitare sovrapposizioni o tornare più tardi se preferisci lavorare da solo.

Inizia a collaborare con Google Documenti

Grazie a Google Documenti, collaborare con i tuoi colleghi è un gioco da ragazzi. Puoi contribuire ai documenti o suggerire modifiche. Inoltre, ci sono molte funzionalità, come le impostazioni di notifica personalizzate, la cronologia delle versioni e gli aggiornamenti in tempo reale, per mantenere il tuo flusso di lavoro fluido e costante.