9 errori comuni a cui prestare attenzione nelle e-mail di lavoro

Ti è mai capitato di ricevere una mail scritta male nella tua casella di posta? Potresti esserti chiesto di cosa trattasse quell’e-mail e come rispondere. Per evitare di inviare tu stesso un’e-mail scadente, consulta questo elenco di errori comuni nelle e-mail di lavoro.

1. Riga dell’oggetto mancante

Uno degli errori più comuni nello scrivere e-mail di lavoro è non includere una riga dell’oggetto. Un elenco di righe dell’oggetto è la prima cosa che le persone vedono quando aprono i loro account di posta elettronica. Se qualcuno riceve un sacco di e-mail, un’e-mail senza un oggetto descrittivo e appropriato verrà probabilmente ignorata.

HubSpot Blog Research mostra che le linee tematiche efficaci dovrebbero ispirare curiosità ed essere personalizzate. Fai sapere al tuo destinatario perché la tua email è importante attraverso la riga dell’oggetto. La riga dell’oggetto “Newsletter 1” è vaga e non suscita l’interesse di nessuno. Ma “Newsletter 1: Top Performer di questo mese” otterrà probabilmente più visualizzazioni.

2. Usando il tono sbagliato

Il tono di un’e-mail può riflettere il modo in cui vuoi essere percepito. La tua scelta di parole riflette un tono positivo o negativo. Ad esempio, commentare che l’idea di qualcuno è “strana” ha una connotazione diversa dal dire che l’idea è “unica”. Impara a distinguere tra sfumature di significato e scegli le parole giuste.

Le e-mail di lavoro dovrebbero sembrare professionali. Il grado di formalità dipende dalla cultura del lavoro e dal rapporto professionale con il destinatario. Se la cultura del lavoro è amichevole o sei un collega di qualcuno da molto tempo, puoi iniziare la tua email di lavoro con “Ciao John”. Ma se stai contattando qualcuno che non conosci in un’altra azienda, è più sicuro rivolgersi a loro usando il formato “Caro signor Smith”.

Quando dubiti della scelta delle parole, consulta un thesaurus o un dizionario online. L’assistente di digitazione online Grammarly include anche un rilevatore di tono di scrittura nelle sue funzionalità. Puoi cambiare il tono nelle impostazioni per sembrare sicuro e professionale.

3. Dettagli e allegati mancanti

È fastidioso ricevere un’e-mail di lavoro con dettagli incompleti. Inviare e-mail avanti e indietro per ottenere informazioni è un’enorme perdita di tempo. Per evitare ciò, delinea tutte le basi: chi, cosa, quando, dove, perché e come. Puoi seguire il seguente formato:

1. Primo paragrafo: Saluto e punto principale dell’e-mail.
2. Secondo paragrafo: tutti i dettagli rilevanti che il destinatario deve conoscere sull’argomento.
3. Terzo paragrafo: invito all’azione (ad esempio, devono rispondere, realizzare un collegamento, ecc.).
4. Quarto paragrafo: Grazie.

Ricordati di allegare qualsiasi altro file di cui il tuo destinatario ha bisogno. Un errore comune è dire che hai allegato un file senza farlo! Puoi evitarlo leggendo la tua email prima di inviarla.

4. Trascurare di modificare e correggere le bozze

Un’e-mail piena di errori grammaticali e di frasi suona poco professionale. Il tuo destinatario potrebbe pensare che tu non abbia riflettuto attentamente sulla tua comunicazione. Gli errori di solito accadono quando sei di fretta o pensi più velocemente di quanto digiti. Ma ci sono modi per evitare o ridurre questo.

Puoi iniziare con uno schema prima di inserire tutti i dettagli. Dopo aver redatto la tua email, prenditi del tempo per esaminarla prima di premere Invia. Dal momento che è più difficile rilevare errori quando sei lo scrittore, usa gli strumenti online. Se non ti piace scaricare app ed estensioni, cerca i migliori correttori ortografici e grammaticali senza download.

5. Indirizzo e-mail non professionale

Immagina come reagirebbe un cliente o un collega se ricevesse un’e-mail da spongebob@hotmail.com. Gli indirizzi e-mail non professionali ti fanno sembrare, beh, poco professionale. Per evitare questo passo falso imbarazzante, usa la tua email di lavoro.

Se non disponi di un’e-mail aziendale, leggi come utilizzare un indirizzo e-mail personalizzato con Gmail per e-mail professionali. Supponiamo che Gmail non sia la tua tazza di tè. Puoi esplorare le opzioni per configurare un’email personalizzata con i provider di posta elettronica più popolari, meglio di Gmail e Yahoo Mail.

6. Nessun blocco della firma

Pensa al blocco della firma come al tuo biglietto da visita. Questo elemento si trova dopo la tua firma e contiene il tuo nome completo e i dettagli di contatto. Il blocco della firma aiuta il destinatario a identificare la tua azienda e la posizione che ricopri. Consente ai destinatari di trovare rapidamente le tue informazioni se hanno bisogno di raggiungerti attraverso canali diversi dalla posta elettronica.

Chiedi alla tua azienda se ha un formato richiesto per il blocco della firma. In caso contrario, puoi aggiungere i seguenti elementi:

• Nome e cognome
• Ruolo
• Squadra/Dipartimento
• Nome della ditta
• Numero di contatto
• sito web aziendale
• Account di social media aziendali

Puoi personalizzare il blocco della firma nelle impostazioni e-mail. Ricorda di modificare e correggere anche questa parte. Una volta salvato, il blocco della firma verrà incluso nell’e-mail in uscita.

7. Non conoscere la differenza tra Cc e Bcc

Cc e Ccn sono i campi dopo la parte A. Uno degli errori comuni è non sapere quando usarli. Cc sta per copia carbone. Quando aggiungi l’indirizzo email di qualcuno nel Cc :

• Riceveranno anche una copia dell’e-mail
• Il loro indirizzo e-mail è esposto al destinatario principale nel campo A.
• Sono informati della comunicazione ma non sono tenuti ad agire o rispondere all’e-mail.

Usi Cc per far sapere al destinatario principale che stai tenendo gli altri al corrente. Lo usi anche per tenere informata la persona nel Cc . Ad esempio, vuoi far sapere al tuo manager come sta procedendo il progetto del tuo team. Quindi gli indirizzi dei tuoi compagni di squadra dovrebbero essere in To , mentre l’indirizzo del tuo manager dovrebbe essere in Cc .

Bcc sta per copia carbone nascosta. Quando aggiungi l’indirizzo email di qualcuno nel Ccn :

• Ricevono una copia dell’e-mail.
• Il loro indirizzo email non è esposto ad altri destinatari.

Utilizzi Ccn per evitare che le caselle di posta in arrivo delle persone trabocchino. Se qualcuno dai campi A o Cc fa clic su Rispondi a tutti , i destinatari in Ccn non riceveranno un’e-mail. Puoi anche utilizzare Ccn per impedire ad altri destinatari di sapere che qualcun altro è incluso nell’e-mail. Ad esempio, se stai inviando la stessa newsletter a tutti i tuoi clienti, non vorrai esporre reciprocamente i loro indirizzi email.

8. Invio di e-mail oltre l’orario di lavoro

È facile lasciarsi trasportare dall’entusiasmo di un nuovo progetto e inviare un’e-mail al capo o ai colleghi alle due del mattino. Tuttavia, questo potrebbe diventare un problema. Il tuo capo o i tuoi colleghi potrebbero pensare che non rispetti il ​​loro tempo.

Se l’e-mail non è un’emergenza, inviala entro l’orario lavorativo e dai agli altri un tempo adeguato per rispondere. Inoltre, se il tuo problema è urgente, è meglio inviare un messaggio, chiamare o inviare un messaggio istantaneo. Una buona soluzione sarebbe programmare le tue e-mail. I migliori strumenti di pianificazione delle e-mail che dovresti provare aiuteranno la tua e-mail ad arrivare nella posta in arrivo di qualcuno nei momenti appropriati della giornata.

9. Rispondere in ritardo

Quando rispondi in ritardo alle e-mail, potrebbe riflettere una mancanza di impegno nei confronti del tuo lavoro. Una semplice regola empirica è quella di rispondere entro 24 ore o entro il periodo di tempo stabilito dal mittente. Comunica in modo tempestivo e chiaro se hai bisogno di più tempo per creare una risposta.

Una buona pratica sarebbe quella di abilitare le funzionalità di risposta automatica della tua e-mail se sei occupato o fuori ufficio. Ad esempio, puoi verificare come impostare un risponditore automatico ricorrente in Gmail. La piattaforma di posta elettronica dispone anche di modelli che consentono di salvare le risposte predefinite.

Evita errori di posta elettronica comuni e lascia una buona impressione

Le tue e-mail possono lasciare un’impressione positiva o negativa sui tuoi colleghi. Per migliorare il tuo galateo e-mail professionale, evita questi errori comuni nelle e-mail di lavoro. E ricorda, in caso di dubbio, non inviarlo!

Se hai bisogno di ulteriore aiuto nella creazione di e-mail, prova a utilizzare i modelli di e-mail. L’uso dei modelli assicura che la tua comunicazione suoni e abbia un aspetto professionale. Inizia a esplorare le piattaforme che ti consentono di scaricare pacchetti di modelli gratuiti che puoi utilizzare nella tua app di posta elettronica.