8 suggerimenti per la gestione del tempo quando si lavora in fusi orari diversi

Una sfida critica ma comunemente trascurata che i lavoratori remoti devono affrontare è lavorare in modo efficiente in diversi fusi orari. Le aziende virtuali assumono spesso in tutto il mondo. Sebbene la collaborazione con professionisti globali promuova la crescita della carriera, richiede anche di seguire orari frenetici. Probabilmente non puoi lavorare il tipico turno dalle 9 alle 5.

Il coordinamento con individui in diversi fusi orari è difficile. Per aiutarti a gestire la tua giornata lavorativa, condivideremo otto suggerimenti per una collaborazione senza soluzione di continuità con i partner esteri.

1. Informa terze parti sulla tua posizione fin dall’inizio

Rivela immediatamente il tuo fuso orario. Menziona il tuo programma e i canali di comunicazione preferiti mentre ti presenti in modo che i tuoi colleghi sappiano come contattarti. Inoltre, cogli l’occasione per stabilire dei limiti. Spiega i rari casi in cui sarebbe accettabile inviare messaggi anche dopo la fine del tuo turno.

Per comunicare in modo più efficace il tuo programma, indicalo sui tuoi profili online. Non tutti lo ricorderanno, dopotutto. Includere l’orario d’ufficio nella firma e-mail, nel profilo della chat di lavoro, nell’account LinkedIn e nel profilo Google eviterà malintesi.

Assicurati solo di aggiornarli ogni volta che è necessario. Sia che tu stia lavorando su turni diversi o che tu stia uscendo presto, condividere le modifiche con il tuo programma è una tua responsabilità.

2. Scarica un convertitore di fuso orario accurato

Fissare appuntamenti con i team remoti è complicato. Non solo seguono programmi di lavoro non coordinati, ma alcuni dimenticano di calcolare le differenze di fuso orario. Gli organizzatori di riunioni non possono semplicemente fornire la stessa pianificazione in 24 fusi orari.

Per garantire che tutti seguano lo stesso programma, il tuo team dovrebbe utilizzare i convertitori di fuso orario. Ci sono diverse opzioni disponibili. Potresti persino integrarli con strumenti di lavoro a livello di team come sistemi di gestione dei progetti e app di calendario.

3. Utilizzare gli orari militari e specificare i fusi orari durante la pianificazione dei piani

Prendi l’abitudine di usare l’ora militare e di specificare i fusi orari quando pianifichi le riunioni. Non lasciare spazio a congetture. Potresti anche includere un promemoria che dice ai destinatari di convertire l’ora indicata nel loro fuso orario locale. In questo modo, nessuno trascura le abbreviazioni del fuso orario.

Per evitare confusione, segui il fuso orario più comunemente utilizzato all’interno del tuo team. Diciamo che sei di New York. Anche se sarebbe conveniente utilizzare il tuo fuso orario locale, i tuoi compagni di squadra di un altro stato o paese potrebbero trovare una seccatura per le conversioni frequenti.

Per quanto riguarda i liberi professionisti, segui i fusi orari a vantaggio dei tuoi clienti. Fare aggiustamenti da parte tua ti farà sembrare professionale e gentile, lasciando ai tuoi partner un’impressione positiva di te.

4. Automatizza la prenotazione degli appuntamenti con gli strumenti di pianificazione

Quando prenoti appuntamenti con lavoratori remoti, noterai che si perde molto tempo in attesa di conferma. Le differenze di fuso orario rendono difficile ottenere risposte in tempo reale. Se le altre parti vivono dall’altra parte del mondo, probabilmente non riceverai loro notizie fino al giorno lavorativo successivo. Anche poche e-mail avanti e indietro potrebbero richiedere una settimana.

Per semplificare il processo, utilizza uno strumento di pianificazione degli appuntamenti affidabile. Opzioni ampiamente utilizzate come Google Calendar e Calendly mostrano automaticamente le date disponibili per tutte le parti coinvolte. Gli utenti selezionano semplicemente i loro slot preferiti. Una volta che tutti hanno scelto una data, l’app calcolerà i risultati in modo che l’ospite possa decidere se portare avanti la riunione.

5. Esternalizzare o automatizzare determinati processi aziendali

Se modifichi frequentemente le pianificazioni per attività sensibili al tempo ma ripetitive, considera invece di scaricarle sull’AI. Libera il tuo tempo per progetti più complessi. I sistemi automatizzati possono gestire questioni noiose come la pianificazione degli appuntamenti, la registrazione del tempo, l’ordinamento delle e-mail e il monitoraggio dei progetti.

Per le attività che l’IA non può automatizzare, assumi dei liberi professionisti. Cerca professionisti qualificati e fidati che possano prendere il tuo posto durante le ore libere. Ma una volta che il carico di lavoro del tuo team aumenta, chiedi al tuo dipartimento delle risorse umane o al tuo supervisore di assumere un dipendente a tempo indeterminato.

6. Utilizza una piattaforma di gestione dei progetti organizzata per il tuo team

Sebbene cruciali, i processi di approvazione impediscono il completamento delle attività. Anche la revisione di presentazioni di vendita o proposte commerciali potrebbe far perdere diversi giorni se le parti impiegano ore per rispondere.

Per accelerare il processo, semplifica il monitoraggio delle attività. Utilizza i programmi software di gestione dei progetti come posizione centrale per i progetti a livello di team in cui gli utenti possono assegnare, spuntare, annullare e approvare le attività al proprio ritmo. Qui, i lavoratori remoti possono completare le attività senza comunicare fuori dalla piattaforma.

7. Familiarizzare con le festività osservate in diversi paesi

Dal momento che lavori con team remoti in tutto il mondo, dovresti familiarizzare con le festività osservate in altri paesi. Le religioni e le culture hanno credenze diverse. È irrispettoso minimizzare la festa principale di un altro paese solo perché non la segui.

Diciamo che lavori con gli indiani. Sebbene il Ringraziamento sia una festa minore per la maggior parte degli indiani, attribuiscono molta importanza a Diwali, una festa delle luci celebrata intorno a ottobre o novembre. Sarebbe sconsiderato assegnare incarichi critici durante questo periodo.

Inoltre, tieni traccia dei paesi che osservano l’ora legale (DST). Le persone che usano l’ora legale spostano l’orologio avanti di un’ora durante l’estate per risparmiare elettricità. Non è una vacanza. Tuttavia, potrebbe creare confusione durante l’impostazione degli appuntamenti.

8. Prova diversi programmi di lavoro

Sebbene il lavoro a distanza offra flessibilità di orario, presenta anche orari irregolari che richiedono aggiustamenti di routine. I team remoti devono trovare fasce orarie che funzionino per tutti. Probabilmente lavorerai su turni che non facevi come impiegato d’ufficio, quindi prepara alcuni trucchi per rimanere sveglio al lavoro.

Mantieni una mente aperta a programmi diversi. Se hai svolto lo stesso turno per tutta la tua carriera, cogli l’occasione per rivedere la tua routine. Ad esempio, potresti svolgere le tue faccende e gli allenamenti all’inizio della giornata. Chissà? Potresti scoprire di essere più efficiente e produttivo quando lavori al di fuori dell’orario di lavoro standard.

Lavora in modo efficiente in diversi fusi orari

Lavorare in modo efficiente con partner esteri richiede un’attenta pianificazione. La persona dall’altra parte dello schermo non vive nel tuo stesso fuso orario, quindi non dovresti forzare tempi rapidi e richieste urgenti. Allo stesso modo, gestisci il tuo carico di lavoro di conseguenza. Scarica attività critiche e dispendiose in termini di tempo come l’organizzazione di riunioni, lo smistamento delle e-mail e l’invio di annunci ai sistemi di intelligenza artificiale.

Se le tue attività quotidiane comportano la gestione di un team remoto, prendi in considerazione la creazione di un programma a livello di team da seguire. Sì, le persone hanno preferenze di turno diverse. Per quanto vorresti accontentarli, i tuoi lavoratori potrebbero non fare molto se raramente lavorano allo stesso programma.