7 modi per organizzare il tuo flusso di lavoro utilizzando gli elenchi Microsoft

Durante la gestione di un progetto, è importante assicurarsi che il tuo team sia sulla stessa lunghezza d’onda e lavori in modo efficiente. Tuttavia, è più facile a dirsi che a farsi. Incoraggiare la produttività all’interno del team può essere un po’ scoraggiante. Fortunatamente, app come Microsoft Lists possono rendere questa attività più gestibile.

Microsoft Lists fa parte dell’ecosistema Microsoft 365. Mentre in superficie sembra una semplice app per elenchi di cose da fare, ti consente di fare molto di più grazie ai suoi modelli flessibili. Daremo un’occhiata a cosa è possibile fare con questa app e come puoi usarla per aumentare la tua produttività.

1. Programmazione dei contenuti

Microsoft Lists ti consente di gestire in modo rapido e semplice la pubblicazione dei contenuti su più piattaforme. L’utilità di pianificazione dei contenuti è uno dei tanti modelli disponibili nell’app. Puoi programmare post per social media, blog o siti Web e persino monitorare le prestazioni di questi post.

È simile alla creazione di un programmatore di contenuti in Google Calendar, ma qui ottieni un modello già pronto che è facile da modificare. Questo modello ti consente di concentrarti sulla creazione di contenuti di alta qualità e semplificare il processo di creazione/distribuzione condividendo il calendario con il tuo team. L’elenco consente inoltre di assegnare progetti a diversi membri del team e di tenere facilmente traccia delle scadenze.

2. Monitoraggio dell’avanzamento del lavoro

Il modello Work Progress Tracker ti assisterà nell’organizzazione e nella gestione del tuo lavoro e dei tuoi progetti. Ti consente di vedere tutte le tue attività e progetti in un unico posto, permettendoti di stabilire le priorità e rimanere aggiornato su ciò che deve essere fatto.

Puoi assegnare compiti ai membri del tuo team e controllare i loro progressi in tempo reale. Questo è utile anche per giudicare quanto tempo impiega di solito un determinato compito, quindi puoi tenerne conto per la pianificazione futura. L’app semplifica inoltre la classificazione delle attività, l’impostazione di una priorità e l’impostazione di una data di inizio/scadenza.

Alcune di queste funzionalità sono simili alle migliori app di gestione delle attività, e questo è un grande elogio per quella che è essenzialmente una semplice app simile a un foglio di calcolo in superficie.

3. Problemi di monitoraggio

Che tu stia lavorando da solo o con un team, sorgeranno problemi e problemi sui progetti. Ciò potrebbe includere bug del software, problemi tecnici, revisioni del progetto, ecc. Fortunatamente, puoi utilizzare il modello Issue Tracker all’interno di Microsoft Lists per gestire eventuali problemi che si verificano durante un progetto.

Il modello include dettagli su ogni problema, come la sua priorità, lo stato e chi è responsabile della sua risoluzione. Puoi utilizzare queste informazioni per assicurarti che le questioni importanti vengano affrontate tempestivamente, aiutando i team a rimanere organizzati e al top del loro lavoro. Ti dice anche quando è stato segnalato un problema, quindi puoi tornare ad esso per riferimenti futuri.

4. Monitoraggio delle nuove reclute

Se la tua parte del lavoro comporta l’assunzione, il colloquio e l’inserimento di nuove reclute, sei ben consapevole di quanto possa essere estenuante l’intero calvario. Il modello Recruitment Tracker all’interno di Microsoft Lists semplifica la gestione del processo di assunzione di nuove reclute.

Puoi tenere traccia delle specifiche di ciascun candidato, come il titolo di lavoro, il tempo del colloquio, il reclutatore e altro. Questo modello ti consente persino di visualizzare il profilo LinkedIn di ciascun candidato e riprendere direttamente dall’app. Inoltre, semplifica il monitoraggio dei progressi di ciascun candidato durante l’intero processo di assunzione

5. Migliorare i processi di lavoro

Microsoft Lists aiuta anche a creare un processo di lavoro efficiente per flussi di lavoro produttivi. Questo semplifica la gestione del tuo lavoro. Questo strumento ti aiuta a identificare i colli di bottiglia e le inefficienze nel tuo processo attuale e a trovare modi per risolverli.

Sebbene non sia stato impostato alcun modello specifico per questo, la combinazione di avanzamento del lavoro, pianificazione dei contenuti e modelli di itinerario dell’evento torna utile. Puoi facilmente capire quali attività richiedono più tempo, così puoi trovare modi per semplificare il processo durante la fase di pianificazione.

Ogni elenco ti consente inoltre di vedere quali membri del team impiegano più tempo per completare una determinata attività, consentendoti di affrontare rapidamente i problemi di produttività/efficienza con il team.

6. Monitoraggio delle spese

La gestione del flusso di cassa è fondamentale per il successo finanziario e tenere traccia delle spese è importante per qualsiasi attività commerciale. Fortunatamente, esiste un modello per questo chiamato Expense Tracker negli elenchi Microsoft. Ti consente di tracciare e controllare ogni spesa effettuata dalla tua azienda.

Puoi inserire le singole spese inserendo l’importo, la data e la categoria dell’acquisto o della spesa. La categorizzazione semplifica un po ‘questo modello, consentendoti di ordinare e gestire rapidamente diverse categorie.

Ti consente persino di aggiungere ricevute per calcolare il tuo flusso di cassa mensilmente o annualmente. Funziona in modo simile al tracker del budget di Notion e aiuta nella gestione dei budget dei progetti.

7. Gestione dei beni

Il modello Asset Manager all’interno dell’app ti consente di tenere traccia di tutti i dispositivi della tua organizzazione. Utilizzando questo modello, puoi facilmente capire quando i dispositivi vengono archiviati e restituiti. Puoi assegnare un asset tag a ciascun prodotto e visualizzare facilmente lo stato, il modello, il numero di serie e l’attuale proprietario di ciascun dispositivo.

Inoltre, puoi aggiungere rapidamente una foto, la data di acquisto, il prezzo di acquisto e il numero d’ordine per ogni dispositivo che è stato estratto o archiviato nel sistema. Puoi persino aggiungere note che ti informano sulle condizioni del dispositivo per ciascuna risorsa.

Elenchi Microsoft: un software altamente sottovalutato per la gestione del tuo lavoro

Potresti essere sorpreso da ciò che viene offerto con Microsoft Lists. Se sei già abbonato a Microsoft 365, l’utilizzo degli elenchi dovrebbe essere un gioco da ragazzi per te. Si confronta bene anche con altre app di produttività, considerando che i modelli sono alla pari con alcuni dei migliori modelli Notion.

L’unica cosa che manca con Microsoft Lists è prendere appunti. Mentre puoi creare note nell’app, un modello adeguato per farlo lo trasformerà in una delle migliori app di produttività disponibili. Anche allora, la quantità di cose che puoi fare con questa app è incredibile.