7 abitudini da aggiungere alla tua lista delle cose da non fare per una maggiore produttività

Costruire un elenco di cose da fare è un efficace trucco per la produttività che ti aiuta a incanalare la tua attenzione sulle cose che contano. Tuttavia, puoi considerare di integrare questo con un elenco di cose da non fare per migliorare la tua produttività.

La tua lista delle cose da non fare dovrebbe consistere in compiti e abitudini di basso valore a cui raramente pensi consapevolmente che fanno perdere tempo ed energia. Creare questo elenco ed evitare queste abitudini farà spazio a compiti più soddisfacenti. Anche se la tua lista delle cose da non fare dipende in ultima analisi da te, questo articolo coprirà alcuni esempi comuni per iniziare.

1. Controllo delle e-mail tutto il giorno

Se non ti piace lasciare messaggi non letti o con risposta, probabilmente hai l’abitudine di controllare costantemente le tue e-mail durante la giornata lavorativa. Trascorrere così tanto tempo nella tua casella di posta potrebbe sembrare un’abitudine produttiva, ma non lo è, a meno che non sia ciò che richiede il tuo lavoro.

Uno dei problemi principali di questa abitudine è che ti mette in una modalità reattiva, poiché lasci che la tua casella di posta determini le tue attività del giorno invece di dare la priorità alle tue attività. Questo toglie il tempo e la concentrazione che dovresti investire in attività più significative.

Detto questo, dovresti considerare di essere più proattivo con il tuo tempo e la tua casella di posta raggruppando la tua attività di posta elettronica. Il raggruppamento delle attività comporta il raggruppamento di attività simili e il lavoro su di esse in una volta sola, ad esempio, controllando e rispondendo alle e-mail in orari specifici della giornata, lasciando il resto del tempo per attività produttive.

2. Multitasking

Un’altra abitudine che si maschera da hack della produttività è il multitasking. Sebbene possa sembrare controintuitivo, il multitasking o, più precisamente, il cambio di contesto, può richiedere molto tempo ed essere inefficace. Questo perché tentare più cose contemporaneamente costringe il tuo cervello a passare costantemente da un’attività all’altra, il che può essere estenuante e portare a una riduzione dell’efficienza e della precisione.

Il single-tasking, d’altra parte, ti consente di concentrarti su un compito e dedicare tutte le tue energie al suo completamento. Ciò riduce al minimo le distrazioni, migliora la concentrazione e ti aiuta a completare le singole attività più rapidamente e con un risultato migliore.

3. Dire di sì alle riunioni non necessarie

La prossima abitudine da aggiungere alla tua lista di cose da non fare è dire di sì a riunioni non necessarie. Accettare ogni incontro che ti capita riempirà rapidamente il tuo programma, lasciandoti poco tempo per fare le cose.

Innanzitutto, prova a mettere in discussione lo scopo di ogni incontro e scopri se è indispensabile. Alcune riunioni possono essere sostituite con chiamate rapide, e-mail o messaggi di chat. Se la riunione è necessaria, assicurati che abbia un ordine del giorno e una tempistica chiari e cerca di mantenerla il più breve possibile. Essere selettivi con gli incontri che accetti ti aiuterà a liberare tempo nella tua giornata e ti permetterà di concentrarti su compiti più significativi.

4. Navigare senza pensare sui social media

I social media sono un ottimo strumento per entrare in contatto con i tuoi colleghi e rimanere informati, ma possono anche mettere a dura prova la tua produttività quando ti ritrovi costantemente in interminabili tane di feed di notizie. Questa è un’abitudine difficile da rompere, considerando che potresti non accorgerti sempre che lo stai facendo fino a quando non sono trascorse alcune ore.

Per superare la tua insensata abitudine di scorrimento, devi riconoscere e rimuovere ciò che la attiva. Alcuni dei colpevoli comuni sono le notifiche e la sensazione di perdere qualcosa. Dopo aver identificato e rimosso i trigger, puoi sfruttare gli strumenti che possono aiutarti a ridurre al minimo il tuo tempo sulle app dei social media come Screen Time per ridurre l’utilizzo dell’iPhone o la modalità Focus su Android.

5. Perdere tempo in compiti banali/ripetitivi

Le attività banali richiedono tempo e risorse preziose che potresti utilizzare per altre attività più importanti e sono la prossima voce nella nostra lista di cose da non fare. Queste attività possono facilmente scivolare sotto il radar, ma si sommano rapidamente e possono essere una grande perdita di tempo. Alcuni esempi di attività banali includono l’inserimento di dati, la trascrizione di videoconferenze e la programmazione manuale di post sui social media, solo per citarne alcuni.

Esistono diversi modi per ridurre la quantità di tempo che dedichi ad attività banali, inclusa la delega di attività a qualcun altro, l’esternalizzazione a un servizio di terze parti o l’utilizzo di strumenti di automazione per affrontare attività ripetitive. Una o più di queste strategie possono aiutarti a risparmiare tempo e a liberare la tua energia per attività di maggiore impatto.

6. Usare il telefono a letto

Anche se potrebbe non sembrare troppo male, usare il telefono a letto è un’abitudine dello smartphone che può ostacolare la tua produttività. Usare lo smartphone per prima cosa al mattino o per ultima la sera può avere diversi effetti negativi.

Ad esempio, la luce blu emessa dal telefono può interrompere la produzione di melatonina, un ormone che aiuta a regolare i cicli del sonno. Inoltre, controllare le notizie o i social media come prima cosa al mattino può dare un tono negativo per il resto della giornata.

Con questo in mente, è essenziale creare una zona senza telefono nella tua camera da letto. Ciò contribuirà a migliorare la qualità del sonno e ti consentirà di iniziare la giornata in modo più produttivo. Puoi ricorrere ad altre attività come leggere un libro fisico, scrivere un diario prima di andare a letto e usare una sveglia vecchio stile per svegliarti.

7. Non riuscire a dare la priorità ai tuoi compiti

Va benissimo avere un piano per la tua giornata elencando le tue attività nell’elenco delle cose da fare, ma se non dai loro la priorità, è probabile che non arriverai a quelle più importanti in tempo. Idealmente, dovresti mirare a trascorrere le tue ore più produttive sui tuoi compiti più impegnativi e importanti. Questo approccio ti garantisce di ottenere il massimo dalla tua giornata e di non perdere nessuna scadenza importante.

Uno dei modi migliori per preparare le tue liste di cose da fare è usare la matrice di Eisenhower. Questo semplice framework ti aiuta a determinare a quali attività dare la priorità in base alla loro urgenza e importanza. Dopo aver identificato le tue priorità principali, puoi concentrarti prima su come affrontarle e seguire il resto delle tue attività.

Automatizza le attività di basso valore ed elimina le abitudini improduttive per aumentare la produttività

Lo sviluppo di un elenco personalizzato di cose da non fare è una strategia efficace che può aiutarti a concentrarti sulle attività più essenziali e potenziare la tua produttività.

Delegando, esternalizzando o automatizzando le attività di basso valore e abbandonando le abitudini improduttive, puoi creare più spazio per le cose che contano di più per te e sfruttare al massimo la tua giornata. Puoi utilizzare questo elenco come ispirazione per creare la tua lista delle cose da non fare e iniziare a rimuovere i perditempo dalla tua routine quotidiana.