7 suggerimenti essenziali per migliorare le prestazioni del tuo team remoto

Lavorare con un team remoto è un modo eccellente per attingere a un pool di talenti diversificato in tutto il mondo. Troverai senza dubbio la soluzione giusta per qualsiasi ruolo o progetto specifico per garantire che la tua attività sia in piena espansione.

Tuttavia, lavorare con un team remoto richiede un approccio diverso rispetto alla gestione di un team interno. Dovrai superare sfide come scarsa comunicazione, mancanza di riconoscimento, difficoltà di programmazione e altro ancora. Ciò significa che dovrai impostare processi per garantire che il tuo team remoto funzioni al meglio. Questo articolo tratterà suggerimenti e strumenti per aiutarti a raggiungere questo obiettivo.

1. Impostare i canali di comunicazione

Una comunicazione efficace è vitale per qualsiasi team di successo, specialmente in una configurazione remota. Dal momento che non sarai in grado di comunicare di persona, per la maggior parte, è fondamentale impostare canali diversi per superare gli errori di comunicazione comuni nei team virtuali e garantire che tutti siano sulla stessa pagina.

Esistono diversi tipi di strumenti che è possibile utilizzare per superare le comuni sfide di comunicazione dei team remoti, come e-mail, sistemi di videoconferenza e piattaforme di messaggistica istantanea. Ogni strumento offre funzionalità diverse, quindi scegli quelle che meglio si adattano alle esigenze del tuo team e ai casi d’uso specifici.

Ad esempio, puoi utilizzare un’app di messaggistica istantanea come Slack per conversazioni e domande rapide, e-mail per comunicare con i clienti e software di videoconferenza come Zoom per tenere riunioni o check-in virtuali. Qualunque canale di comunicazione tu scelga, assicurati che tutti conoscano il loro scopo e li utilizzino correttamente.

2. Scegli la produttività rispetto al presenteismo digitale

Superare il presenzialismo digitale è fondamentale per garantire che il tuo team distribuito funzioni al meglio. Lavorare con un team remoto consente di evitare di replicare il tradizionale modello di “presenteismo” dell’ufficio, in cui si misura la produttività in base alla quantità di tempo trascorso davanti a un computer anziché ai risultati effettivi del lavoro.

Piuttosto che aspettarti che il tuo team sia incollato allo schermo tutto il giorno, puoi concentrarti sull’impostazione di un piano SMART per aiutarli a raggiungere i loro obiettivi e gratificare i risultati piuttosto che il tempo trascorso online.

Questo dà loro la libertà di lavorare durante le ore più produttive e ti assicura di ottenere il massimo dal loro tempo. Sposta anche l’attenzione da una cultura “sempre attiva” che danneggia la produttività a una che celebra la produzione incoraggiando orari di lavoro flessibili e una migliore concentrazione.

3. Scegli gli strumenti giusti per la comunicazione

Una comunicazione efficace consente al tuo team di essere più produttivo. Se questo è il tuo obiettivo, allora ha senso dedicare meno tempo a rispondere ai messaggi e più tempo alle attività effettive. Uno dei modi migliori per imporre una cultura che celebra la produzione e non le ore trascorse connesse ai dispositivi di lavoro consiste nell’utilizzare strumenti che incoraggiano la comunicazione asincrona.

Mentre la messaggistica istantanea ha il suo posto in alcune circostanze, i ping, le notifiche e i messaggi costanti possono distrarre e rendere difficile per il tuo team disconnettersi. La comunicazione asincrona è utile per i team che lavorano in fusi orari diversi, in quanto consente loro di rispondere quando è disponibile invece di aspettarsi che tutti siano disponibili contemporaneamente.

Puoi utilizzare strumenti di comunicazione asincrona come Qatalog, Twist o Yac per ottenere tutte le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere al meglio il loro lavoro riducendo al minimo le interruzioni.

4. Preparati a gestire i problemi tecnici

A volte, la tecnologia può essere un’arma a doppio taglio. Mentre i computer e gli strumenti del team virtuale possono aiutarti a rimanere in contatto, nulla è infallibile.

Ci saranno momenti in cui i membri del tuo team dovranno affrontare problemi tecnici che impediscono loro di svolgere il proprio lavoro. Inoltre, considerando che tutti lavorano da postazioni diverse, potresti non essere sempre in grado di fare affidamento sul tuo team IT interno per risolvere tempestivamente i problemi di tutti.

Per evitare interruzioni significative del flusso di lavoro del tuo team, è fondamentale che tutti siano preparati a gestire i comuni problemi tecnici di lavoro remoto. Ciò include sapere come correggere gli errori di rete comuni e affrontare le minacce alla sicurezza informatica. Puoi aggiungere alcuni tutorial per la risoluzione dei problemi al tuo wiki interno, in modo che i membri del team sappiano cosa fare in caso di difficoltà tecniche.

5. Creare un’efficace strategia di documentazione

Uno dei modi migliori per garantire che il tuo team funzioni al meglio è disporre di una strategia di documentazione completa. La documentazione è essenziale in qualsiasi organizzazione, ma è particolarmente utile per i team remoti in cui le informazioni possono perdersi in infiniti messaggi ed e-mail.

Che si tratti di un brief di progetto, di un tutorial pratico o di appunti delle riunioni, assicurati che il tuo team disponga di una piattaforma comune in cui condividere, archiviare e accedere rapidamente alle informazioni pertinenti. Un sistema di documentazione ben organizzato aiuterà a mantenere tutti sulla stessa pagina e renderà più facile per i membri del team trovare ciò di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno.

Puoi utilizzare soluzioni software come Tettra per creare il wiki interno del tuo posto di lavoro e utilizzarlo come hub centrale per tutte le informazioni pertinenti. Questo strumento ti consente di organizzare le informazioni in categorie e concedere l’autorizzazione a membri del team specifici per modificare documenti specifici.

6. Dai e ricevi feedback

C’è sempre spazio per migliorare, anche nelle migliori squadre. In qualità di leader di un team remoto, è tua responsabilità assicurarti che tutti lavorino in modo efficiente e ricevano il feedback di cui hanno bisogno per migliorare e scalare la scala aziendale. Puoi farlo istituendo controlli regolari durante le videochiamate o chiedendo ai supervisori di inviare moduli di feedback scritti.

È probabile che anche i tuoi dipendenti abbiano un feedback prezioso per te e per l’azienda. Tuttavia, la maggior parte di loro potrebbe non sentirsi a proprio agio nel parlare durante una videochiamata o scrivere un’e-mail. Puoi utilizzare uno strumento come Officevibe per la gestione del team e per assicurarti che la voce di tutti venga ascoltata.

Questo strumento offre opzioni di feedback anonime, quindi anche i membri del team più introversi possono condividere i loro pensieri onesti senza paura. Questo ti dà una visione chiara di ciò di cui ha bisogno il tuo team e ti consente di prendere le misure necessarie per farli funzionare al meglio.

7. Incoraggiare le interazioni sociali

Lavorare da casa a volte può farti sentire solo e influire sul coinvolgimento e sul morale. Senza un ufficio fisico dove occasionalmente puoi imbatterti in un collega e fare una chiacchierata veloce, è essenziale trovare soluzioni virtuali per favorire un senso di cameratismo tra i membri del tuo team.

Puoi creare un refrigeratore d’acqua virtuale in cui i membri del team possono impegnarsi in conversazioni casuali. Potrebbe trattarsi di una chat di gruppo in cui le persone possono condividere storie divertenti, discutere di hobby o qualsiasi cosa non legata al lavoro. Puoi anche pianificare pause caffè virtuali per mantenere i tuoi dipendenti coinvolti e motivati. Questa potrebbe essere una videochiamata privata in cui tutti possono uscire, ridere e giocare.

Costruisci una cultura positiva del lavoro a distanza

La creazione di una cultura del lavoro positiva è fondamentale affinché qualsiasi team remoto raggiunga il suo pieno potenziale. Per raggiungere questo obiettivo, devi valutare e migliorare costantemente il tuo approccio al lavoro da remoto.

Incorporando i suggerimenti sopra menzionati e trovando modi creativi per aiutare il tuo team remoto a sentirsi connesso e motivato, puoi creare una cultura del lavoro efficace che tirerà fuori il meglio dal tuo team remoto e garantirà un futuro di successo per la tua organizzazione.