3 elementi di delega che tutti i manager dovrebbero conoscere

• La delega è quando un manager assegna compiti ad altri membri del team. I tre elementi della delega sono autorità, responsabilità e accountability.
• Diversi strumenti possono aiutarti a delegare correttamente, così come insegnare al tuo team come gestire determinati compiti.
• Dovresti delegare compiti noiosi e cose che non ti piacciono. Dovresti anche delegare lavori che sai che qualcun altro nel tuo team può fare meglio.
• Questo articolo è rivolto ai manager che desiderano perfezionare le proprie capacità di delega.

Come manager, hai molte responsabilità che a volte potrebbero essere opprimenti, ma è per questo che hai una squadra. Non devi fare tutto da solo. Molti nuovi manager lottano con questa transizione, sentendo di dover ancora svolgere tutti gli incarichi minori nella loro lista di cose da fare. Per essere un leader efficace, però, è importante imparare l’arte della delega.

Che tu sia appena stato promosso o gestisca un team da un po’ di tempo, dovresti capire che una delega efficace è positiva per la produttività del tuo team oltre che per la tua e può persino aiutare il tuo team ad apprendere nuove competenze stabilendo una cultura della fiducia .

Cos’è la delega?

La delega è quando i manager usano la loro autorità per assegnare la responsabilità ad altri sul posto di lavoro, come i loro rapporti diretti o colleghi. La delega di compiti è importante perché la pianificazione strategica di livello superiore di cui sei responsabile richiede tempo ed energia. Non avrai nessuno di questi se sei impantanato con il lavoro occupato.

Quando si delegano compiti per questa campagna, un buon manager deve inviare istruzioni dettagliate tramite e-mail o uno strumento di delega. Assicurati di includere la tua visione e i tuoi obiettivi nelle istruzioni. In questo esempio, il seguente staff è perfetto per assistere con la campagna:

• Graphic designer: progetta le immagini per convivere con il contenuto delle e-mail
• Copywriter: scrive e modifica i contenuti, inclusa la riga dell’oggetto
• Specialista di marketing: estrae l’elenco e-mail da una fonte, come Salesforce o un diverso strumento di gestione delle relazioni con i clienti (CRM).

Una volta che ogni membro del tuo team ha completato il compito assegnato, dovrebbe inviartelo per la revisione. Quindi metti insieme tutti i pezzi e pianifichi la campagna e-mail per l’implementazione.

3 elementi di delega

Esistono tre aspetti principali della delega di responsabilità, noti come elementi di delega:

1. Autorità: si riferisce al diritto di un manager di indirizzare i dipendenti a svolgere determinate attività nell’ambito delle competenze del proprio team. Ciò significa che il manager ha autorità sul subordinato. Prima di assegnare compiti, i manager devono usare la loro autorità per valutare le capacità dei loro subordinati ed essere consapevoli che a volte i subordinati richiedono una formazione. Come figura autoritaria, devi anche comportarti come un leader ed evitare la microgestione.
2. Responsabilità: questo è l’obbligo che un subordinato ha di completare con successo i compiti che gli sono stati assegnati. Una figura dirigenziale trasmette un certo livello di fiducia a un subordinato per completare le attività in modo efficace.
3. Responsabilità: per delegare con successo, i subordinati devono essere responsabili dei compiti loro assegnati. Con o senza l’ausilio di uno strumento di delega, i subordinati dovrebbero fornire ai manager aggiornamenti sul proprio flusso di lavoro. I manager devono anche essere responsabili della direzione che forniscono; se le indicazioni non sono chiare, i manager non possono aspettarsi che i subordinati abbiano successo.

Come delegare in modo efficace

1. Utilizzare gli strumenti di delega.

2. Padroneggiare le abilità di delega di base.

Quando si delega, è necessario essere chiari con le proprie aspettative e visione per i compiti a portata di mano. Una comunicazione buona e chiara che include istruzioni esplicite fa molto. Quando invii e-mail di delega, prova a utilizzare un invito all’azione nella riga dell’oggetto (come “Necessaria revisione della correzione di bozze delle newsletter”).

Nel corpo della tua email, esponi le tue aspettative, inclusa una scadenza. Insieme a un’eccellente comunicazione e aspettative chiare, le preziose capacità di delega includono il supporto e il follow-up. Fai sempre sapere al tuo team quando fa un buon lavoro e ringrazialo.

3. Insegna.

Non puoi sempre presumere che i tuoi subordinati sappiano qualcosa o possano capirlo. Il tuo lavoro come figura autoritaria è insegnare ai tuoi dipendenti nuove abilità. Più i tuoi dipendenti sanno, più possono toglierti il ​​piatto in seguito.

3 tipi di attività che dovresti delegare

1. Compiti noiosi che non incidono sulla crescita

Tutto ciò che tu e i membri del tuo team fate è importante per la funzione complessiva dell’azienda. Tuttavia, l’approvvigionamento, l’inserimento dei dati, l’organizzazione dei file, il lavoro d’ufficio e altre attività amministrative non sono ciò che guida la crescita della tua azienda. Si tratta in genere di incarichi semplici che non richiedono molta esperienza e, sebbene tu possa completarli facilmente da solo, risparmierai tempo delegandoli ai tuoi dipendenti.

“Parte del mio lavoro come manager consiste nel garantire che il carico di lavoro sia distribuito uniformemente per fornire risultati in tempo”, ha affermato Dan Westmoreland, ex direttore del marketing inbound presso Deputy. “L’errore di delega n. 1 commesso dai manager non è delegare abbastanza”.

Tuttavia, ha aggiunto, questo non si applica a compiti più complicati e sensibili al ruolo, come l’assunzione di nuovi talenti o la supervisione degli affari finanziari. La delega ti aiuterà a risparmiare tempo per queste responsabilità.

2. Compiti che ti prosciugano di passione

Quando eri a un livello inferiore rispetto a quello attuale, probabilmente avevi alcuni compiti per i quali non eri motivato. Dato che hai pagato i tuoi debiti, ora puoi rivolgerti al tuo team per assumersi gli stessi incarichi.

Tuttavia, non vuoi che i tuoi dipendenti si sentano prosciugati. Mentre potresti delegare alcuni di questi compiti al tuo staff per alleviare la tua tensione mentale ed emotiva, assicurati di non trasmettere solo lo stress a loro.

“Se non sei sicuro a chi delegare l’attività, presenta l’attività a un gruppo di tuoi colleghi e chiedi apertamente chi potrebbe essere il migliore per gestirla”, ha affermato Westmoreland. Lavoratori diversi hanno interessi diversi; ciò che è impegnativo per una persona potrebbe essere una passeggiata nel parco per un’altra.

3. Compiti che qualcun altro può fare meglio di te

Essere un leader non ti rende automaticamente la persona giusta per un progetto. I membri del tuo staff hanno i propri talenti, alcuni dei quali possono colmare le tue lacune, quindi devi essere abbastanza umile da vedere e ammettere che qualcun altro potrebbe essere più adatto a un compito di te.

“Il tuo lavoro come manager è sviluppare le persone”, ha detto Westmoreland. “La delega è il mezzo con cui tiri fuori il meglio dalle persone che hai. Ogni dipendente ha le proprie competenze, personalità e punti di forza unici. Fare buon uso delle loro personalità lavorative uniche si tradurrà in una maggiore efficienza complessiva e le persone eccelleranno nel lavoro che amano fare.

Key takeaway: delegare correttamente implica evitare compiti noiosi e di basso livello e lavori che non ti piacciono. Implica anche l’assegnazione di compiti ad altre persone che possono svolgere meglio di te.

La delega potrebbe non essere sempre facile, ma è sempre fondamentale

La delega può essere difficile per manager e imprenditori, ma è essenziale per la produttività. Come leader, fare tutto da solo è difficile. Invece, impara ad appoggiarti alla tua squadra e fidati di loro per portare a termine il lavoro. Di conseguenza, vedrai che la tua azienda può ottenere di più senza impantanarti.

Anche Max Freedman e Sammi Caramela hanno contribuito a questo articolo. Le interviste alla fonte sono state condotte per una versione precedente di questo articolo.