12 consigli per eliminare lo stress dai viaggi di lavoro

Viaggiare per qualsiasi motivo può essere stressante, ma i viaggi di lavoro possono essere particolarmente impegnativi e frenetici. I viaggi di lavoro spesso comportano un’atmosfera ad alta pressione e un programma faticoso che porta a diete malsane, mancanza di esercizio fisico regolare, cattive abitudini del sonno e persino vizi malsani come bere troppo alcol o fumare.

Fortunatamente, le organizzazioni e i professionisti possono adottare misure per mitigare lo stress da viaggio e favorire un’esperienza più tranquilla e salutare. Esamineremo 12 suggerimenti per evitare lo stress dei viaggi d’affari ed esamineremo gli elementi unici dei viaggi d’affari nell’era del COVID-19.

Lo sapevi?: Il viaggio è un elemento dello stress sul posto di lavoro. Altri fattori scatenanti dello stress includono le scadenze, la competitività dei colleghi e le esigenze fisiche.

Evitare lo stress durante i viaggi di lavoro

I viaggiatori d’affari possono adottare misure proattive per far sì che i loro viaggi si svolgano senza intoppi e dare priorità alla loro salute e al loro benessere. Ecco alcuni suggerimenti per i viaggiatori d’affari per gestire il tempo libero con meno ansia.

1. Pianifica in anticipo per risparmiare tempo durante i viaggi di lavoro.

Pianifica quanti più dettagli possibili per il tuo viaggio di lavoro in anticipo. Crea una lista di controllo di viaggio che includa elementi di imballaggio ovvi e dettagli più complessi del tuo itinerario. Se viaggi in aereo, assicurati che il tuo posto sia assicurato, il tuo volo sia in orario, sai esattamente quando effettuare il check-in e comprendi la franchigia bagaglio della compagnia aerea.

Inoltre, esamina i programmi per accelerare il processo di sicurezza aeroportuale, come Global Entry per i viaggi internazionali e Clear per i viaggi nazionali e internazionali.

Controlla in anticipo il tempo per la tua destinazione e fai le valigie di conseguenza. Prenota un alloggio vicino alla destinazione della riunione.

2. Usa le app di viaggio per i tuoi viaggi di lavoro.

Usa le app per viaggi d’affari per facilitare il tuo viaggio e rimanere organizzato:

• Yelp e Tripadvisor. Yelp e Tripadvisor possono aiutarti a trovare hotel e posti dove mangiare.
• CamCard. CamCard e altri scanner per biglietti da visita ti consentono di scansionare e salvare tutti i biglietti da visita che raccogli.
• App per il monitoraggio delle spese. Le app di monitoraggio delle spese come Expensify possono aiutarti a tenere traccia delle spese aziendali acquisendo e dettagliando le ricevute. Aiutano anche a garantire un accurato rimborso del chilometraggio.
• TripIt. TripIt è un’app all-in-one per viaggi d’affari che acquisisce spese, e-mail di conferma, programmi condivisi e altro ancora.
• App di calendario condivise. Le app di calendario condivise possono organizzare la presenza e la partecipazione alle riunioni del tuo team e semplificare la gestione delle attività.

Lo sapevi?: Le app per il monitoraggio delle spese spesso si integrano con il miglior software di contabilità per assicurarti di essere rimborsato tempestivamente e che l’azienda comprenda le sue spese e detrazioni.

3. Chiarisci le aspettative sui viaggi di lavoro con il tuo supervisore.

Nei giorni che precedono il tuo viaggio, incontra il tuo manager per stabilire aspettative, traguardi e obiettivi chiari. Prendi appunti durante questo incontro, anche se sembra poco dettagliato; sentirsi ed essere preparati per l’attività che svolgi quando arrivi può fare molto per alleviare lo stress.

Mentre sei via, prova a connetterti il ​​più spesso possibile. Strumenti di comunicazione e collaborazione come Google Meet, Slack e Microsoft Teams semplificano il check-in con i tuoi manager e il tuo team.

4. Approfitta dei tempi di inattività durante i viaggi di lavoro.

Trascorrere ogni momento libero del tuo viaggio lavorando aumenta il tuo stress da viaggio. Usa brevi pause nel tuo viaggio per staccare la spina, ricaricare ed esplorare quando possibile.

Prendi in considerazione la pianificazione dei tempi di inattività nel tuo calendario e includi più opzioni su come spenderli, a seconda di dove ti trovi e di quanto tempo libero finisci per avere. Le opzioni di tempo libero possono includere visite turistiche, andare in palestra, fare passeggiate e connettersi con gli amici.

5. Lavora mentre viaggi per lavoro.

Se hai dei tempi morti durante un lungo volo o un viaggio in treno, prendi in considerazione l’utilizzo del tempo tranquillo e concentrato per andare avanti con il lavoro. Potresti non avere tutte le risorse di cui hai bisogno, ma se riesci a occuparti del lavoro arretrato prima del tuo arrivo, potresti ridurre il tuo livello di stress.

Puoi anche utilizzare il tempo di viaggio per esaminare gli appunti che hai preso durante l’incontro delle aspettative con il tuo manager. Prendi in considerazione un piano per realizzare i tuoi obiettivi aziendali realizzabili al tuo arrivo. Anche se stai solo facendo una telefonata di cortesia, preparare le opzioni per le tue conversazioni ti faciliterà la strada e allevierà lo stress.

6. Dormi a sufficienza durante i viaggi di lavoro.

Dormire a sufficienza è sempre una buona idea, ma è particolarmente importante quando si viaggia. La mancanza di sonno può aumentare i livelli di stress e ridurre la funzione cognitiva. Mantenere un sonno sano durante il viaggio può essere una sfida, soprattutto se c’è una differenza di fuso orario. Tuttavia, fai il possibile per assicurarti una buona notte di sonno. Ricordati di tenere conto del periodo di rilassamento di cui hai bisogno prima di andare a dormire.

7. Prendi accordi dettagliati per il tuo tempo libero.

Più pianifichi, meno stress porterà il tuo viaggio. Lasciare le cose al caso aumenta notevolmente la probabilità che sorgano problemi.

Ecco alcuni suggerimenti per pensare in anticipo e prendere accordi:

• Prenota un hotel e il trasporto non appena ti sei impegnato nel viaggio.
• Pianifica gli appuntamenti in anticipo.
• Indaga sui ristoranti che possono soddisfare le tue esigenze se stai pianificando pranzi o cene.
• Comprendi le politiche di check-in, i servizi business, i servizi e il programma del servizio in camera del tuo hotel.
• Rimani in contatto con il tuo hotel se arrivi al di fuori dei normali orari di check-in.

8. Non perderti in un luogo sconosciuto.

Se stai viaggiando in un luogo che non hai mai visitato o con cui hai poca familiarità, rimani sui sentieri battuti a meno che tu non abbia una guida. Sebbene esplorare nel tempo libero sia accettabile, i viaggi d’affari non sono una vacanza. Se ti perdi guidando verso un ristorante dall’altra parte della città o cercando qualche altra attrazione, aggiungerai solo stress al tuo viaggio.

Non è mai una cattiva idea partire prima per le riunioni di quanto faresti normalmente a casa, poiché non avrai familiarità con i modelli di traffico locale. Se disponi di un servizio auto, potrebbe aiutarti a programmare gli orari di partenza corretti per l’arrivo puntuale. Uber, Lyft, Apple Maps e Google Maps sono tutti strumenti preziosi per essere puntuali e arrivare dove devi andare.

9. Rimani concentrato durante i viaggi di lavoro.

I viaggi di lavoro possono essere una gradita pausa dalla norma, ma ricorda che stai ancora lavorando. Se tratti il ​​viaggio come una vacanza, il tuo lavoro ne risentirà, potresti non portare a termine ciò per cui sei stato inviato e potresti costare tempo e denaro alla tua azienda in modi che causeranno problemi quando tornerai al lavoro. Il tempo di preparazione è più essenziale che mai quando sei in viaggio per lavoro.

10. Prenditi del tempo per te stesso durante i viaggi di lavoro.

Se il viaggio normalmente ti causa stress, prenditi del tempo per rilassarti e creare un ambiente di lavoro privo di stress sulla strada. Non rilassarti troppo e non dimenticare cosa sei venuto a fare, ma prenditi un’ora o due per rilassarti e sederti a bordo piscina o cenare tranquillamente una volta terminato il lavoro.

Rilassarti un po’ ti aiuterà a ripristinare la mente e a concentrarti sui compiti che ti aspettano. Ancora una volta, se possibile, pianifica questo tempo di inattività nel tuo calendario.

11. Chiama amici o familiari per supporto durante i viaggi di lavoro.

A volte lo stress del viaggio deriva da ciò che ti lasci alle spalle più che dall’attività stessa. Se sei preoccupato per il tuo coniuge e i tuoi figli, i genitori anziani o altre persone a te vicine, chiamali quando il tuo lavoro è finito. Con la tecnologia oggi disponibile, la distanza fisica non deve impedirti di comunicare con i tuoi cari.

12. Completa la missione del viaggio d’affari.

Il modo migliore per alleviare lo stress è portare a termine il compito per cui sei stressato. Se hai un incontro importante o un colloquio in arrivo che ti crea ansia, fai un respiro e preparati il ​​più possibile. Una volta che hai fatto abbastanza preparazione per sentirti sicuro, i nervi inizieranno a scomparire e sarai meglio attrezzato per affrontare qualsiasi sfida ti stia causando stress.

In che modo le aziende possono alleviare lo stress dei viaggi di lavoro dei dipendenti?

Le organizzazioni devono bilanciare le esigenze dei dipendenti e dei clienti durante i viaggi di lavoro. Gli incontri di persona migliorano l’esperienza del cliente, ma viaggiare per fornire questo livello di servizio può causare stress ai dipendenti.

Per alleviare lo stress dei viaggi di lavoro dei dipendenti, prendi in considerazione i seguenti suggerimenti:

• Ospita seminari pre-viaggio che rafforzano i comportamenti di viaggio sani e incoraggiano i viaggiatori a identificare e gestire le loro cause più frequenti di stress.
• Organizza il pre-controllo TSA per rendere l’esperienza in aeroporto meno scoraggiante.
• Assicurati che i dipendenti soggiornino in hotel di qualità con servizi utili.
• Paga i pasti durante la sosta o un abbonamento alla lounge dell’aeroporto.
• Garantire che un contatto aziendale sia disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per aiutare con le emergenze.

I viaggi d’affari nell’era (ultima) del COVID-19

Viaggiare mentre COVID-19 è ancora una preoccupazione presenta sfide uniche e ognuno deve fare la propria valutazione del rapporto rischio-beneficio.

I Centers for Disease Control (CDC) consigliano ai viaggiatori di continuare e persino di intensificare le misure di autoprotezione. Sia i viaggiatori d’affari che i turisti devono considerare l’ampia varietà di altre malattie virulente e contagiose là fuori, tra cui RSV, influenza, raffreddori e altri virus.

Inoltre, con la riapertura dei viaggi in Cina, ci sono preoccupazioni per le nuove varianti di COVID-19 che si diffondono a livello globale.

Nell’era del COVID e di altre malattie contagiose, i consigli essenziali sulla sicurezza dei viaggi del CDC sono validi:

• Tieniti aggiornato su COVID-19 e tutti i vaccini.
• Controlla il mascheramento locale e altre normative a destinazione.
• Test per COVID-19 entro un giorno dalla partenza.
• Resta a casa se sei positivo.
• Aumenta le tue misure di protezione in spazi affollati come aeroporti ed eventi.
• Viaggia con disinfettante per le mani e lavati spesso le mani.

In che modo la preparazione riduce lo stress e facilita i viaggi di lavoro

I viaggi d’affari sono intrinsecamente stressanti perché combinano le esigenze dei clienti e le responsabilità aziendali con i tipici fattori di stress dei viaggi. È fondamentale prepararsi a tutte le eventualità per prepararsi al successo e darsi la fiducia necessaria per affrontare gli imprevisti.

Crea liste, occupati dei dettagli in anticipo e dai la priorità ai tempi di inattività per la tua salute e il tuo benessere. La tua preparazione ti aiuterà a rimanere fiducioso e calmo e in grado di goderti il ​​tuo tempo e il successo professionale.

Adam Uzialko ha contribuito alla segnalazione e alla stesura di questo articolo.