12 Suggerimenti e trucchi per Microsoft Forms che devi conoscere

Microsoft Forms ha un’interfaccia utente collosa e un’esperienza elegante. C’è una bassa possibilità che lo scarichi una volta che lo provi per la prima volta. Sebbene la sua interfaccia utente sia completa, hai ancora bisogno di alcuni suggerimenti professionali per utilizzare Microsoft Forms in modo più produttivo.

Ecco dei modi eccellenti per sfruttare Microsoft Forms per i tuoi sondaggi e le tue esigenze aziendali.

1. Condividi il tuo modulo

La condivisione del modulo è l’obiettivo finale della tua indagine. Questo è facile:

1. Fai clic su Raccogli risposta in alto a destra nel modulo.
2. Scegliere la preferenza del gruppo di destinatari selezionando Chiunque può rispondere , Solo le persone della mia organizzazione possono rispondere o Possono rispondere persone specifiche della mia organizzazione .
   
3. Fai clic sulla casella di controllo URL accorciato per un URL più breve (facoltativo). Quindi fare clic su Copia per iniziare a condividere il sondaggio con i partecipanti target.
   

Condividi con persone specifiche utilizzando inviti personalizzati

Durante la condivisione del modulo, puoi eseguirne il backup con un messaggio di invito personalizzato per renderlo più professionale:

1. Fai clic sulla scheda Raccogli risposta in alto a destra nel modulo.
2. Seleziona la preferenza del destinatario.
3. Inserisci l’indirizzo email, il nome o il gruppo del destinatario nel campo del contatto. Puoi inserire molti destinatari.
4. Compila il campo di testo con il tuo messaggio personalizzato.
5. Infine, fai clic su Invia . I tuoi partecipanti ora riceveranno un messaggio personalizzato che li condurrà alla pagina del modulo.

2. Visualizza la risposta in Excel in tempo reale

Quando si raccolgono le risposte di Microsoft Forms, in genere è necessario scaricare una copia di Excel dei dati. I dati scaricati non vengono aggiornati con nuovi invii. Pertanto, potrebbe essere necessario ripetere il download a intervalli per aggiornare i dati esistenti sull’unità locale.

Per evitare questi download a più intervalli, potresti attendere che i tuoi intervistati completino il sondaggio prima di esportare le loro risposte in Excel.

Ma a volte, vuoi vedere come le persone rispondono in tempo reale, specialmente se il sondaggio è ampio. È facile; un account Microsoft 365 Business ti consente di visualizzare le risposte di Microsoft Forms in Excel in tempo reale. Puoi farlo direttamente utilizzando i moduli integrati per Excel o tramite Power Automate.

3. Prevenire le risposte ai moduli duplicati

Microsoft Forms consente a qualcuno di rispondere più volte per impostazione predefinita. Puoi impostare il modulo in modo da consentire una sola risposta per persona.

Quando impedisci alle persone di inviare più volte, dovranno accedere al proprio account Microsoft per rispondere al sondaggio. Pertanto, il modulo impedirà allo stesso account di accedere due volte al sondaggio.

4. Incorpora iFrame di Microsoft Forms sul tuo sito web

Se desideri che le persone accedano al tuo sito Web per compilare un sondaggio, puoi invece inserire il modulo come frame nel tuo sito Web. Tutto quello che farai è copiare una copia iFrame del modulo preparato e incollarla nell’HTML del tuo sito web. Fare così:

1. Vai al modulo e fai clic su Raccogli risposte in alto a destra.
2. Fai clic sull’icona del codice nella parte inferiore destra della barra laterale aperta.
3. Copia il codice di incorporamento facendo clic su Copia .
4. Incolla il codice copiato nel file HTML del tuo sito web.

5. Usa un codice QR per condividere i moduli

Puoi anche scaricare e inviare un codice QR del tuo modulo ai tuoi intervistati. Questo è un modo alternativo per condividere l’URL del tuo sondaggio con un focus group. Per scaricare il codice QR del modulo Microsoft:

1. Vai alla scheda Raccogli risposte in alto a destra.
2. Fai clic sull’icona del codice QR nella parte inferiore della barra laterale (a sinistra dell’icona del codice).
3. Fare clic su Download per salvare l’immagine del codice QR sull’unità locale.
4. Ora puoi condividere l’immagine QR scaricata con il tuo gruppo target.

6. Impostare la durata del completamento del modulo

Potresti non eseguire un quiz, ma desideri comunque che i tuoi intervistati compilino il modulo entro una durata specifica. Ad esempio, desideri che i candidati al lavoro rispondano a un modulo di domanda prima di una data specifica. Puoi legare la loro risposta a una scadenza.

Puoi farlo modificando le impostazioni del modulo:

1. Fai clic sui tre punti del menu orizzontale in alto a destra.
2. Vai su Impostazioni .
   
3. Fai clic su Data di inizio . Quindi fai clic su Termina dati per concludere la durata del sondaggio.
4. È inoltre possibile cronometrare il modulo facendo clic su Imposta durata ; questo avvia un timer quando qualcuno inizia a compilare il modulo.
   

Se hai cronometrato il sondaggio, i tuoi intervistati riceveranno un messaggio che li informa che si tratta di un sondaggio a tempo prima di iniziare.

7. Crea e personalizza quiz in Microsoft Forms

Come Google Forms, puoi anche creare quiz in Microsoft Forms. Per fortuna, i quiz sono facili da realizzare quanto i moduli regolari. Per creare un quiz in Microsoft Forms:

1. Fai clic su Nuovo quiz dal dashboard di Microsoft Forms.
   
2. Compila il campo del titolo con il nome del tuo quiz. Quindi inserisci la descrizione facoltativa sotto questo campo, se ne hai una.
3. Fai clic su Aggiungi nuovo .
   
4. Vedrai le opzioni del quiz disponibili nella barra visualizzata. Ad esempio, puoi selezionare Scelta per domande con più opzioni.
   
5. Fare clic su Aggiungi nuovo per aggiungere una nuova domanda.

Imposta la visibilità dei risultati del quiz

Potresti anche voler impedire ai partecipanti di vedere i risultati del test dopo l’invio:

1. Fai clic sulle tre barre dei menu orizzontali in alto a destra.
2. Vai su Impostazioni .
   
3. Disattiva Mostra automaticamente i risultati .
   

8. Carica e personalizza il tema del modulo

Oltre alla sua interfaccia utente, con Microsoft Forms puoi determinare l’interfaccia utente che i tuoi intervistati vedono quando aprono il tuo sondaggio. Questo è un modo eccellente per mostrare la tua professionalità. Mentre Microsoft Forms fornisce temi incorporati, puoi anche progettare e caricare un tema personalizzato.

1. Dal modulo, fai clic su Tema in alto a destra.
2. Scegli tra i temi elencati.
3. Per caricare invece un tema personalizzato, fai clic sul segno di croce ( + ) in basso a destra nella barra del tema.
   
4. Fare clic sull’icona dell’immagine nel seguente menu.
   
5. Successivamente, carica un tema da Bing o OneDrive. Oppure puoi fare clic su Carica per selezionare un tema dall’unità locale.
   

9. Consenti ad altri di utilizzare il tuo modello di modulo

Se hai creato un bel tema con domande di indagine inclusive e pertinenti, puoi consentire ad altri di utilizzarlo. Quando consenti ad altri di utilizzare il tuo modello, ne condividerai invece il duplicato. Pertanto, i tuoi intervistati possono utilizzarlo come modello per il loro sondaggio.

Entra nel tuo modulo e segui questi passaggi:

1. Fai clic sui tre punti del menu orizzontale in alto a destra.
2. Fai clic su Collabora o Duplica .
   
3. Nella sezione Condividi come modello, fai clic su Ottieni un link per duplicare .
   
4. Copia il link generato e condividilo con i tuoi partecipanti. Sebbene possano comunque compilare e inviare il modulo, possono anche duplicarlo e usarlo come modello per i loro sondaggi se dispongono di un account Microsoft 365.
   

10. Personalizza un messaggio di addio

Puoi anche apprezzare i tuoi partecipanti per aver dedicato del tempo a rispondere al tuo sondaggio. Questo messaggio viene visualizzato una volta inviato il modulo.

Un tale messaggio può fare molto per costruire una relazione con i partecipanti. Ad esempio, puoi sfruttare questa opportunità per ricordare ai tuoi intervistati che risponderai ai loro input in un determinato momento. Per personalizzare un messaggio di addio:

1. Fai clic sui tre punti del menu orizzontale in alto a destra nel modulo.
2. Vai su Impostazioni .
   
3. Fai clic sulla casella di controllo Personalizza messaggio di ringraziamento .
4. Poi compila il campo con il tuo messaggio.
   

Le persone ora riceveranno il tuo messaggio dopo aver inviato il modulo.

11. Ricevi una notifica via e-mail per ogni risposta

Puoi ricevere una notifica via email ogni volta che qualcuno risponde al tuo sondaggio. Anche se questa potrebbe non essere una pratica desiderata nei sondaggi estesi, ti aiuta a tenere traccia delle risposte, soprattutto se hai meno partecipanti. Fare così:

1. Fai clic sulle tre barre dei menu orizzontali in alto. Quindi vai su Impostazioni .
2. Fare clic sulla casella di controllo Ricevi notifica via e-mail per ogni risposta .

12. Fai una copia dei moduli precedenti

Mentre modificare un modulo precedente e utilizzarlo per un altro sondaggio rende il tuo lavoro più veloce, finisci per sovrascriverne il contenuto. Duplica il modulo su cui vuoi costruire e modifica invece il suo secondo:

1. Vai alla dashboard di Microsoft Forms.
2. Una volta individuato il modulo precedente su cui vuoi costruire, fai clic sui tre punti orizzontali in basso a destra del suo banner.
3. Seleziona Copia per duplicarlo. Ora puoi modificare l’extra.

Condividi i tuoi sondaggi in modo professionale

Strumenti di sondaggio online come Microsoft e Google Forms semplificano la vita. Tuttavia, mentre puoi sfruttare la loro semplicità per sondaggi localizzati ed estesi, conoscere i loro casi d’uso professionali li semplifica ulteriormente.

Sebbene tu abbia appreso suggerimenti e trucchi per l’utilizzo di Microsoft Forms in questo articolo, potresti anche voler vedere un uso professionale di Google Forms.