I 10 migliori strumenti per la collaborazione aziendale remota

2023/02/02

Man mano che i team ibridi diventano più comuni, c’è stata una maggiore necessità di applicazioni di collaborazione tra i dipendenti remoti. Queste soluzioni consentono ai team di riunirsi e lavorare in modo più efficiente, indipendentemente da dove si trovino.
Slack è una delle migliori app di produttività per i lavoratori remoti. Consente agli utenti di comunicare in modo organizzato e sicuro mentre lavorano ai progetti.
Altre app da considerare mentre si lavora da remoto sono Google Workspace, Dialpad Meetings, Google Drive, Zoom, Dropbox e altro ancora.
Questo articolo è per le aziende che cercano modi migliori per collaborare con i dipendenti remoti.

Solo negli Stati Uniti, quasi 5 milioni di persone lavorano da remoto almeno la metà del tempo, secondo un sondaggio condotto dal Becker Institute for Economics. Entro il 2025, le stime prevedono che il numero salirà a circa 37 milioni. L’aumento dei lavoratori remoti ha innescato la crescita di strumenti di collaborazione che semplificano la comunicazione e il lavoro asincrono in tutto il mondo. Di conseguenza, il mercato si è saturato di soluzioni che semplificano qualsiasi cosa, dalle chiamate in conferenza e la pianificazione dei progetti, alle chat video e alla gestione degli account. Capire quali app puoi utilizzare per gestire una forza lavoro remota in modo più efficace è la parte difficile.

L’importanza della collaborazione remota

La collaborazione remota implica lavorare con dipendenti di tutto il mondo sullo stesso progetto senza dover essere nella stessa stanza. La collaborazione remota è così importante perché garantisce che la produttività non sia influenzata negativamente dal tempo o dalla distanza creata da un ambiente di lavoro remoto.

Gli strumenti di collaborazione remota possono:

Aiuta i dipendenti a lavorare insieme in modo più efficace
Portare a migliori brainstorming e idee più innovative
Promuovere livelli più elevati di produttività
Offri ai dipendenti maggiore flessibilità e equilibrio tra lavoro e vita privata
Evita lunghi spostamenti che possono stancare i dipendenti
Accresci la fiducia tra dipendenti e management

La collaborazione remota consente ai dipendenti di lavorare in modo asincrono con partecipazione e accessibilità universali. La politica dell’ufficio che troppo spesso affligge un’azienda diventa meno pronunciata e anche i risparmi sui costi dovuti alla riduzione dell’affitto per lo spazio di lavoro sono vantaggi che non dovrebbero essere ignorati.

Le migliori app per la collaborazione aziendale da remoto

Sul mercato sono disponibili numerose app utili per la collaborazione aziendale remota. Ogni app ha punti di forza unici e molte aziende utilizzano una combinazione di app di collaborazione per soddisfare le proprie esigenze.

Allentato

Slack è uno strumento di chat video, di testo e audio amato da proprietari di piccole imprese affermati, grandi imprese e startup inesperte. Gli utenti Slack possono impostare diversi canali a cui altri utenti hanno accesso e persino invitare lavoratori temporanei, come liberi professionisti o appaltatori, a partecipare alla conversazione.

Slack ha alcuni piani tariffari:

La versione gratuita che tutti possono provare
Il piano pro, che costa $ 7,25 al mese
Il piano aziendale, che costa $ 12,50 al mese

Lo sapevi?: Il numero medio giornaliero di persone che usano Slack ogni giorno è di oltre 10 milioni .

Google Workplace

Google Workplace è un’ottima opzione per le piccole imprese che non vogliono investire in più prodotti Microsoft 365 ma hanno comunque bisogno di comunicazioni e collaborazioni efficaci. Google Docs, Sheets, Drive, Calendar ed e-mail, nonché Google Chat, per chattare tramite testo o video, sono potenti strumenti di produttività e collaborazione, soprattutto se si considera che sono tutti strumenti di lavoro remoto gratuiti. Esistono diversi suggerimenti di Google Workspace da tenere presente che renderanno la collaborazione più efficiente.

Riunioni con tastiera

Dialpad Meetings, precedentemente noto come UberConference, offre funzionalità uniche particolarmente utili per le piccole e medie imprese con clienti e partner internazionali. Con Dialpad Meetings , gli utenti possono ospitare chiamate in conferenza senza PIN richiesto o download di software. Una caratteristica unica di Dialpad Meetings è che ci sono strumenti di intelligenza artificiale integrati che trascrivono la conversazione. Iniziare con Dialpad Meetings è gratuito. Se desideri funzionalità extra, il piano aziendale parte da $ 15 al mese.

casella personale

Per la sincronizzazione dei file, in particolare tra una forza lavoro sparsa che non utilizza necessariamente lo stesso sistema operativo o software, Dropbox è un ottimo strumento. Il design minimalista è facile da usare, consente ai team di accedere e condividere informazioni insieme, rivedere elementi, lasciare note e rimanere organizzati. Ogni piano Dropbox include migliaia di gigabyte di spazio di archiviazione sicuro che possono essere utilizzati per eseguire il backup dei file o per una condivisione rapida e semplice dei file.

Le tariffe di Dropbox sono:

$ 9,99 al mese per il piano plus
$ 15 per utente al mese per il piano aziendale standard
$ 16,58 al mese per il piano professionale
$ 16,99 al mese per il piano famiglia
$ 24 per utente al mese per il piano aziendale avanzato
Piani aziendali con un preventivo personalizzato

Una nota

Se la tua azienda utilizza già Microsoft Office Suite, sfruttare OneNote è una decisione facile per la collaborazione. Gli utenti di OneNote possono sincronizzare le proprie note su diversi dispositivi, condividere note e aggiungerle, limitare le autorizzazioni su diversi taccuini e gestire un progetto leggero. Inoltre, trattandosi di un prodotto Microsoft, è completamente compatibile con il resto della suite, incluso Excel. OneNote offre una navigazione rapida e semplice che utilizza pagine e sezioni per suddividere le informazioni in modo categorico.

OneNote viene fornito con un piano Microsoft 365. I piani sono:

Microsoft 365 Personal: $ 69,99 all’anno
Famiglia Microsoft 365: $ 99 all’anno
Microsoft 365 per scuole e studenti: $ 149,99
I piani aziendali di Microsoft 365 vanno da $ 6 al mese a $ 22 al mese

Ingrandisci

Zoom è diventata l’applicazione di riferimento per le videoconferenze. L’applicazione intuitiva è dotata di controlli semplici e un’interfaccia facile da usare. Sono disponibili opzioni gratuite per chi ha piccoli team, ma i tempi delle teleconferenze sono limitati a 40 minuti per riunione. Le opzioni a pagamento sono a basso costo con tempi di chiamata illimitati e possono diventare parte dei tuoi incontri quotidiani con il team. Zoom ha superato la popolarità di Skype per le videochiamate di lavoro.

I piani Zoom a pagamento sono:

$ 149,90 all’anno per il piano Pro
$ 199,90 all’anno per il piano aziendale
$ 250 all’anno per il piano Business Plus

InVision

I collaboratori su progetti di design digitale possono riunirsi attraverso InVision . Durante tutto il processo di progettazione, i membri del team possono incontrarsi e condividere i progressi attraverso questa piattaforma. Il feedback dei membri del team può essere monitorato tramite l’app oltre a fornire l’accesso remoto a uno strumento lavagna. La funzione lavagna ti consente di condividere piani in tempo reale e presentare presentazioni di progetti ad altri membri del team. InVision ha potenti funzionalità di integrazione che ti consentono di connetterlo con altri strumenti di collaborazione remota che utilizzi.

Oltre al piano gratuito, i prezzi sono i seguenti:

È disponibile un piano gratuito per individui e piccoli team.
Un piano pro è disponibile a $ 7,95 per utente al mese per 15 utenti attivi, documenti e archiviazione illimitati e spazi di lavoro pubblici e privati illimitati.
I piani aziendali sono per organizzazioni con esigenze specifiche e hanno prezzi personalizzati.

Trello

Trello è uno dei migliori strumenti di gestione dei progetti disponibili per le collaborazioni remote. Le bacheche Trello possono essere personalizzate per soddisfare le esigenze specifiche del tuo team. Puoi creare una bacheca per un progetto con più persone o creare una bacheca per ogni dipartimento all’interno della tua azienda. È possibile utilizzare le schede di progetto per la pianificazione del blog e il lancio di progetti o schede specifiche per il team del servizio clienti e il personale di marketing. Assegnare compiti e monitorare i progressi è semplice con Trello. Trello funziona come una lista di cose da fare virtuale e tiene tutti sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi aziendali.

I livelli tariffari annuali di Trello per tutto ciò che va oltre il piano gratuito sono:

$ 5 per utente, al mese, per il piano Standard
$ 10 per utente, al mese, per il piano Premium
$ 17,50 per utente, al mese, per il piano Enterprise

Google Drive e Documenti

Google Drive è diventato una risorsa importante e popolare per lavorare insieme su progetti remoti. La possibilità di condividere l’accesso ai file tra i dipendenti rende facile tenere tutti informati sugli aggiornamenti dei file. Google Drive è semplice da usare e accessibile da qualsiasi luogo. Google ha anche una modalità offline che consente agli utenti di accedere ai file quando non sono connessi. Ogni account Google Drive offre 15 GB di capacità di archiviazione. Con Google Documenti, puoi aumentare la velocità con cui i file vengono completati aggiungendo collaboratori. Google Drive e Documenti sono gratuiti e perfetti per coloro che desiderano risparmiare denaro su ciò che altrimenti spenderebbero per un account Microsoft Office 365.

Dashlan

Proteggere i lavoratori remoti dagli hacker è importante per tutte le aziende da tenere a mente. Dashlane è un gestore di archiviazione di password sicuro che è diventato un’app indispensabile per i lavoratori remoti che devono collaborare con i membri del team. L’archiviazione delle password su un foglio di calcolo Excel non è più considerata sicura per i progetti team. Dashlane ti consente di salvare e condividere i dettagli per rendere comodo e sicuro per i tuoi team l’accesso agli strumenti di cui hanno bisogno. Dashlane fornisce sia la versione gratuita che quella a pagamento del servizio, a seconda del numero di utenti richiesti.

I piani tariffari di Dashlane sono i seguenti:

$ 2 al mese per il piano Starter
$ 5 al mese per il piano Team
$ 8 al mese per il piano aziendale

Key takeaway: più di 550 milioni di password sono state compromesse dal 2017, mentre il 27% delle persone ha provato a indovinare la password di qualcun altro a un certo punto della propria vita.

Inizia a collaborare in modo più efficace

Quanto prima sarai coinvolto con una o più di queste app di collaborazione remota, tanto più avanti sarà la tua attività. Sebbene le app incentrate sull’aumento del lavoro di squadra siano le più popolari disponibili, l’utilizzo di una combinazione di alcune app diverse è ancora più vantaggioso. Sia che tu scelga diverse app di terze parti integrate insieme o una suite software completa, il tuo team ibrido sarà in una posizione migliore per lavorare insieme sempre e ovunque con accesso a soluzioni come queste.